7 zasad, tematów i procesów PRINCE2

PRINCE2 jest metodyką zarządzania projektami opartą na siódemkach. Zgodnie z tym modelem sformułowane są jej zasady, tematy i procesy. Opiszemy tutaj wszystkie z nich i omówimy ich wzajemne powiązania.

7 zasad

Metody PRINCE2 są pochodną 7 podstawowych zasad. Połączenie wszystkich zasad tworzy ramy dobrych praktyk:

1. Ciągła zasadność biznesowa

Projekt musi być zasadny z biznesowego punktu widzenia. Konieczny jest wyraźny zwrot z inwestycji oraz uzasadnione wykorzystanie czasu i zasobów.

2. Nauka na bazie doświadczeń

Zespoły projektowe powinny brać pod uwagę doświadczenia z poprzednich projektów. W tym celu prowadzony i aktualizowany jest dziennik doświadczeń.

3. Określone role i obowiązki

Wszystkie osoby zaangażowane w projekt powinny wiedzieć, co robić oraz co mają robić pozostali. Między innymi powinni wiedzieć, kim są decydenci.

4. Zarządzanie etapowe

Trudniejsze zadania warto podzielić na łatwiejsze do zarządzania części lub etapy zarządcze.

5. Zarządzanie przez wyjątki

Sprawnie działający projekt nie wymaga wiele interwencji ze strony kierowników. Komitet sterujący jest informowany tylko wtedy, gdy wystąpi lub istnieje prawdopodobieństwo wystąpienia problemu.

6. Koncentracja na produktach

Każdy powinien wiedzieć z wyprzedzeniem, jakie są oczekiwania wobec produktu. To wymagania dotyczące produktu decydują o działaniach, a nie odwrotnie.

7. Dostosowanie do środowiska

Metodykę PRINCE2 można skalować i dostosowywać do konkretnych wymagań. Projekty, w których metodyka PRINCE2 jest dostosowana do potrzeb, mają większe szanse powodzenia niż takie, w których stosuje się ją w sposób dogmatyczny.

7 tematów

Tematy zapewniają wiedzę na temat tego, w jaki sposób powinno się zarządzać projektem. Można je traktować jako obszary wiedzy lub sposoby wykorzystania zasad w praktyce. Tematy są tworzone na początku projektu, a następnie monitorowane przez cały czas jego trwania. Ciągłe rewidowanie następujących tematów pozwala utrzymywać projekty na właściwym kursie:

1. Uzasadnienie biznesowe

Wiąże się ono z zasadą „ciągłej zasadności biznesowej”. Ten temat dostarcza wiedzy na o tym, czy projekt jest opłacalny i możliwy do zrealizowania.

2. Organizacja

Wiąże się z zasadą „określonych ról i obowiązków”. Temat organizacji wymaga od kierowników projektów posiadania dokumentacji w zakresie ról i obowiązków wszystkich osób.

3. Jakość

Wiąże się z zasadą „koncentracji na produktach”. Jakość może być pojęciem dość abstrakcyjnym, dlatego określenie jej na początku projektu ma kluczowe znaczenie dla utrzymania go na właściwym kursie.

4. Plany

Plan to sposób osiągnięcia celów. Koncentruje się na produktach, skali czasowej, kosztach, jakości i korzyściach.

5. Ryzyko

Celem tego tematu jest identyfikacja, ocena i kontrola niepewnych zdarzeń w trakcie projektu. Zapisuje się je w rejestrze ryzyka. Ryzyka negatywne zwane są zagrożeniami, natomiast pozytywne szansami.

6. Zmiany

Ten temat dotyczy postępowania z wnioskami dotyczącymi zmian i zagadnieniami pojawiającymi się podczas projektu. Nie chodzi o to, by zapobiegać zmianom, ale żeby uzgodnić je, zanim zostaną przeprowadzone.

7. Postępy

Postępy dotyczą śledzenia projektu. Śledzenie pozwala kierownikom projektów sprawdzać i kontrolować swoje położenie względem planu. Bez tego – lub innych tematów – projekty nie tylko mogą wymknąć się spod kontroli, ale nie śledząc ich, można w ogóle nie zdawać sobie sprawy, że tak się dzieje.

7 procesów

Metodyka PRINCE2 dzieli również prowadzenie projektu na 7 procesów. Każdy z nich jest nadzorowany przez kierownika projektu i zatwierdzany przez komitet sterujący. Oto podział każdego etapu:

1. Przygotowanie projektu (PP)

• Należy sporządzić zlecenie przygotowania założeń projektu, które odpowiada na pytania logistyczne dotyczące projektu. Wyjaśnia ono cel projektu, określa, kto będzie go realizował i w jaki sposób ma się to odbywać.
• Na podstawie zlecenia przygotowania założeń, dziennika doświadczeń oraz dyskusji z osobami zaangażowanymi w projekt sporządza się opis projektu.
• Następuje też przypisanie do projektu zespołu, któremu przekazuje się opis projektu zawierający wszystkie informacje potrzebne do następnego procesu.

2. Inicjowanie projektu (IP)

Na tym etapie kluczowe jest określenie, co trzeba wykonać, aby zrealizować projekt. Kierownik projektu przedstawia sposób zarządzania następującymi celami wydajnościowymi:

• Czas
• Koszty
• Jakość
• Zakres
• Korzyści
• Ryzyko

3. Strategiczne zarządzanie projektem (SZP)

Jest to ciągły proces trwający od początku do końca projektu. Komitet sterujący zarządza następującymi działaniami:

• Inicjowanie
• Zakresy etapów
• Kierowanie ad hoc
• Zamknięcie projektu

4. Sterowanie etapem (SE)

Kierownicy projektów autoryzują grupy zadań, które dzielą projekt na łatwe do zarządzania czynności. Zostają one przydzielone zespołom i ich kierownikom. Kierownik projektu ma następujące zadania:

• Nadzorowanie i raportowanie postępów grupy zadań
• Interweniowanie w celu rozwiązywania problemów

Z kolei kierownik zespołu ma następujące zadania:

• Koordynowanie codziennej pracy
• Komunikacja między członkami zespołu a kierownikiem projektu

5. Zarządzanie dostarczaniem produktów (ZDP)

W ten sposób kontrolowana jest komunikacja między kierownikiem zespołu a kierownikiem projektu. ZDP składa się z następujących działań:

• Akceptacja grupy zadań
• Realizacja grupy zadań
• Dostarczenie grupy zadań

6. Zarządzanie zakresami etapów (ZE)

Kierownicy projektów i komitet sterujący weryfikują każdy etap. Komitet decyduje, czy projekt ma być kontynuowany. Kierownik projektu spotyka się z zespołem, aby zapisać dotychczasowe doświadczenia na potrzeby następnego etapu. ZE składa się z następujących czynności:

• Planowanie następnego etapu
• Aktualizacja planu projektu
• Aktualizacja uzasadnienia biznesowego
• Zgłoszenie zakończenia etapu lub opracowanie planu nadzwyczajnego

7. Zamykanie projektu (ZP)

• Zakończenie projektu
• Identyfikacja dalszych czynności
• Przygotowanie przeglądu korzyści i oceny projektu
• Zwolnienie pozostałych zasobów
• Przekazanie produktów klientowi