Reibungslosen Projektabschluss und erfolgreiche Übergabe gewährleisten: Tipps und Strategien

Der Projektabschluss und die Projektübergabe ist eine zentrale Phase in der PRINCE2®-Methodik, die sicherstellen soll, dass die Projektergebnisse akzeptiert werden, das Projekt innerhalb des Umfangs abgeschlossen wird und die Ressourcen effizient freigegeben werden. In dieser Phase wird nicht nur das Projekt kontrolliert abgeschlossen, sondern auch die Grundlage für den weiteren Erfolg der gelieferten Ergebnisse gelegt.

Wenn ein Projekt ausläuft, ist es wichtig, die Abschlussphase nicht zu übersehen, auch wenn es so aussieht, als sei das Ergebnis bereits erreicht oder man sich bereits auf das nächste Projekt vorbereitet. Der Projektabschluss ist eine wichtige und wertvolle Phase, in der man etwas lernen, verbessern und reflektieren kann. Diese Erkenntnisse sind nicht nur für das nächste Team, sondern auch für das derzeitige Team von Bedeutung und unterstreichen dessen Rolle im kontinuierlichen Verbesserungsprozess, den die Projektübergabe mit sich bringen kann.

Strategien für eine reibungslose Projektübergabe

Überprüfung der Projektziele

Beginnen Sie damit, die zu Beginn des Projekts festgelegten Ziele zu überprüfen. Dabei muss sichergestellt werden, dass alle Ziele erreicht wurden und dass die endgültigen Ergebnisse mit dem ursprünglichen Projektumfang übereinstimmen.

Überprüfung der Ergebnisse

Die Ergebnisse des Projekts sollten mit den Produktbeschreibungen in der Projektinitiierungsdokumentation (PID) verglichen werden. Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, um zu prüfen, ob alle erwarteten Leistungen berücksichtigt sind und den erforderlichen Standards entsprechen. Dies kann ein gemeinschaftlicher Ansatz sein, z. B. während der Übergabesitzung, bei der alle Ergebnisse mit den Standards verglichen werden, wenn sie an das nächste Team weitergegeben werden.

Bewertung der Projektleistung anhand der Ziele

Bewertung der Leistung des Projekts im Verhältnis zu den ursprünglich festgelegten Zielen in Bezug auf Zeitrahmen, Budget, Umfang, Qualität, Nutzen und Risiken. Bei dieser Bewertung sollte berücksichtigt werden, ob das Projekt die Vorgaben der PID eingehalten hat.

Erfassung der gewonnenen Erkenntnisse

Es sollte eine gründliche Überprüfung durchgeführt werden, um die gewonnenen Erkenntnisse zu erfassen, was ein wesentlicher Bestandteil der PRINCE2-Methodik ist. Dadurch soll festgestellt werden, was erfolgreich war und was verbessert werden kann, was wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Projekte liefert.

Annahme der vom Kunden gelieferten Produkte

Es ist von entscheidender Bedeutung, die formale Abnahme der Projektergebnisse durch den Auftraggeber oder Kunden zu erhalten. Dazu gehört in der Regel, dass der Kunde die fertige Arbeit abzeichnet und bestätigt, dass sie seinen Anforderungen und Erwartungen entspricht.

Sammeln von Feedback

Das Einholen von Feedback hilft dabei, die Kundenzufriedenheit zu messen und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Dieses Feedback kann bei künftigen Projekten als Richtschnur dienen und die Kundenbeziehungen verbessern.

Vorbereitung der Übergabedokumente

Erstellen Sie umfassende Übergabedokumente, die alle notwendigen Anweisungen, Garantien und Unterstützungsdetails für die effektive Nutzung der Produkte enthalten.

Diese Dokumente können umfassen:

• Projektabschlussbericht
• Plan für den Dienstübergang
• Abnahmeprotokoll
• Betriebs- und Wartungshandbücher
• Freigabemitteilungen
• Konfigurationsaufzeichnungen
• Benutzerhandbücher
• Kontaktinformationen für den Benutzersupport
• Archivierungs- und Datenaufbewahrungsrichtlinien

Ausbildung und Unterstützung

Stellen Sie sicher, dass diejenigen, die die Projektergebnisse verwalten oder mit ihnen interagieren werden, angemessen geschult und unterstützt werden. Dieser Schritt ist für einen reibungslosen Übergang und laufenden Betrieb unerlässlich. Dies kann die Schulung durch Drittanbieter oder die Lektüre von Benutzerhandbüchern und Anleitungen zur effektiven Verwaltung der Ergebnisse umfassen.

Neuzuweisung von Personal

Weisen Sie den Mitgliedern des Projektteams andere Rollen oder Projekte zu und stellen Sie sicher, dass sie auf ihre neuen Aufgaben gut vorbereitet sind. Berücksichtigen Sie ihre neuen Rollen und Verantwortlichkeiten und bestätigen Sie alle laufenden Unterstützungsfunktionen für das Projekt nach der Übergabe.

Abschluss von Lieferantenverträgen

Schließen Sie alle Lieferantenverträge ab und stellen Sie sicher, dass alle Verpflichtungen, einschließlich der Zahlungen, erfüllt wurden. Es kann sich lohnen, über die Arbeitsbeziehung dieser Verträge nachzudenken und dies für künftige Projekte zu dokumentieren.

Speicherung von Dokumenten

Organisation und Aufbewahrung der gesamten Projektdokumentation an einem sicheren und dennoch zugänglichen Ort, wobei die Einhaltung der Organisationsstandards und der Datenschutzgesetze zu gewährleisten ist.

Archivierung von Dokumenten

Archivierung wichtiger Dokumente und Akten gemäß den Unternehmensrichtlinien, um wichtige Informationen für die Zukunft zu sichern.

Verwirklichung der Vorteile

Überprüfen Sie die im Business Case dargestellten Vorteile, um sicherzustellen, dass sie mit dem Erreichten übereinstimmen. Einrichtung von Mechanismen zur Messung dieser Vorteile, wenn sie sich im Laufe der Zeit einstellen.

Planen Sie Nachhaltigkeitsprüfungen

Planen Sie künftige Überprüfungen, um die langfristigen Auswirkungen und den Erfolg der Projektergebnisse zu bewerten und eine nachhaltige Nutzenrealisierung zu gewährleisten.

Formeller Projektabschluss

Vorbereitung und Verteilung einer Mitteilung über den Projektabschluss, um alle Beteiligten darüber zu informieren, dass das Projekt offiziell abgeschlossen und beendet ist

Feiern Sie den Erfolg

Es ist wichtig, die Anstrengungen und Erfolge des Projektteams anzuerkennen. Eine Feier kann die Moral stärken und die Teamdynamik für künftige Projekte positiv beeinflussen. Eine Feier zum Projektabschluss kann ein guter letzter Schritt sein, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben zum Projektabschluss und zur Übergabe erfolgreich erledigt werden. Es ist auch eine gute Gelegenheit, über die harte Arbeit, die in das Projekt geflossen ist, nachzudenken und sie anzuerkennen.

10 Fragen, die bei einer Projektübergabe gestellt werden sollten

Um eine reibungslose Übergabe zu gewährleisten, können diese zehn Fragen dazu beitragen, dass alle Grundlagen abgedeckt sind:

1. Wurden die Projektziele erreicht? Wenn nicht, warum nicht, und was sind die Auswirkungen?
2. Welche offenen Fragen müssen geklärt werden, und wie?
3. Wie lauten die SLAs für die laufende Unterstützung und Wartung?
4. Wer ist für den Plan zur Überprüfung der Leistungen zuständig?
5. Welche Schulungen haben stattgefunden und werden noch benötigt?
6. Sind alle Dokumente vorhanden und zugänglich?
7. Wie müssen wir die Einhaltung von Rechts- und Verwaltungsvorschriften sicherstellen?
8. Gibt es Gewährleistungsfristen, die zu beachten sind?
9. Wer ist für künftige Änderungen und Genehmigungen zuständig?
10. Welche Rückmeldungen sind eingegangen, und wie können wir diese Erkenntnisse nutzen?

Ein systematischer Ansatz für die Projektübergabe

Durch die Einhaltung dieser strukturierten Schritte können Projektmanager sicherstellen, dass die Abschluss- und Übergabephase ihres Projekts reibungslos verläuft, was den Gesamterfolg des Projekts und die Kundenzufriedenheit steigert. Dieser systematische Ansatz führt nicht nur zu einem effizienten Projektabschluss, sondern stärkt auch die Grundlagen für künftige Initiativen.

Wenn Sie einen systematischen Ansatz für den Abschluss und die Übergabe von Projekten entwickeln wollen, ist eine PRINCE2-Zertifizierung ein guter Anfang. Sehen Sie sich unsere PRINCE2-Schulungen an und beginnen Sie noch heute mit dem Lernen!