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Wie man ein Projekt plant

„Ein Ziel ohne Plan ist nur ein Wunsch.“ - Antoine de Saint-Exupery

Planung ist ein äußerst natürlicher Prozess. Tag für Tag machen wir viele kleine Pläne (z. B. was gucken wir heute im Fernsehen, was unternehmen wir am Wochenende, was gibt‘s zum Abendessen, wohin fahren wir in Urlaub). Dieser Prozess ist so normal, dass wir ihn wahrscheinlich gar nicht als Planen bezeichnen würden, er gehört einfach zu unserem Leben. Tatsächlich planen wir alle aber die ganze Zeit und sind (insgesamt gesehen) ziemlich gut darin.

Worum geht‘s?

Versuchen Sie, Projekte immer auf „natürliche“ Weise zu planen. Nutzen Sie diese Hinweise als Richtlinien:

– Beginnen Sie mit der Frage, was Sie mit dem Projekt erreichen möchten (Ihr Ziel) und brechen Sie es herunter auf die Dinge, die Sie dafür tun müssen. Wenn Sie z. B. nächstes Jahr einen „tollen Urlaub“ verbringen möchten (und deshalb einen guten Frühbucherpreis ergattern wollen), sollten Sie am besten direkt loslegen. Sie wissen: Für einen „tollen Urlaub“ müssen Sie einen Urlaub „buchen“, eine „Pension“ für die Katze organisieren und jemanden finden, der ab und zu nach „Oma“ schaut. Irgendwann müssen Sie die „Rechnung“ bezahlen, „packen“ und den „Transport“ zum Flughafen organisieren. Sechs Dinge (genannt „Produkte“), die Sie erledigen müssen, um Ihr Ziel erreichen zu können.

 – Beginnen Sie am Ende Ihres Projekts und arbeiten Sie rückwärts, um das Timing der „Produkte“ besser überschauen zu können. Bei diesem Beispiel haben Sie wahrscheinlich schon eine klare Vorstellung bezüglich des Zeitpunkts Ihrer Reise – dieser wäre dann Ihr Zielpunkt. Mit dem „Packen“ beginnen Sie wahrscheinlich ein paar Tage vor Antritt der Reise. Um den „Transport“ sollten Sie sich wohl auch schon ein paar Tage im Voraus kümmern, besonders, falls Sie früh aufbrechen müssen oder vor dem Flug ein Übernachtung einplanen möchten. Um die Versorgung von „Oma“ und die „Katzenpension“ sollten Sie sich ebenfalls schon ein paar Wochen vor Abreise kümmern. Der Zahlungszeitpunkt der „Rechnung“ hängt von dem Vertrag mit Ihrer Reiseagentur ab, bleibt also die „Buchung“ als dringendste Aufgabe (falls Sie in den Genuss von Frühbucherrabatten kommen möchten).

– Prüfen Sie Ihren Zeitplan und gewährleisten Sie eine richtige Reihenfolge Ihrer „Produkte“. Manches ist offensichtlicher (in diesem Fall würden Sie nicht erst am Flughafen packen ...), anderes weniger. Nehmen Sie sich die Zeit, um sicher zu gehen, dass etwas, das Sie nächste Woche erledigen wollen, nicht von etwas abhängt, das erst nächsten Monat erledigt werden kann.

 – Das einzige, was Sie zu diesem Zeitpunkt noch in Betracht ziehen sollten, ist der ungefähre Kostenfaktor. Zunächst einmal kann es sich nur um einen Schätzwert handeln.

– Jetzt verfügen Sie über einen übergeordneten Plan (alles, was Sie glauben, erledigen zu müssen, und die dazugehörigen Termine). Entscheiden Sie nun, was sofort oder in den kommenden Wochen geschehen muss und bezeichnen Sie dies als erste „Stufe“. Falls angemessen, unterteilen Sie den Rest des Projekts ebenfalls in Stufen und kennzeichnen Sie diese in Ihrem Plan. Konzentrieren Sie sich nun wieder auf Ihre erste Stufe und was dafür getan werden muss (in unserem Beispiel gibt es lediglich ein „Produkt“, die „Buchung“ des Urlaubs an sich). Für jedes „Produkt“ der ersten Stufe müssen Sie ein paar spezifische Fragen beantworten:
 

  • Was muss getan werden? Z. B. ein Paar Broschüren besorgen? Ins Internet gehen? Ein Reisebüro aufsuchen? Die Familie um Rat fragen? Die Urlaubsreise auswählen?
  • Wie hoch ist Ihr Budget? Wie viel können Sie der Reiseagentur bezahlen?​​​​​​​
  • Wer wird diese Arbeit übernehmen? Wer geht z. B. zur Reiseagentur? Wer stellt sicher, dass die ganze Familie mit dem Reiseziel zufrieden ist?
  • Ist diese Person für diese Arbeit verfügbar, hat sie Zeit dafür? Wäre dies ein Business-Projekt – haben Sie das Engagement dieser Person mit deren Vorgesetztem abgesprochen?​​​​​​​
  • Wie erfahren Sie, dass diese Aufgabe ordnungsgemäß durchgeführt wurde? Werden Sie z. B. eine Buchungsbestätigung von Ihrem Reiseunternehmen erhalten? Handelt es sich dabei um eine Bestätigung auf Papier oder um eine E-Mail? Wer prüft die Korrektheit? Wo werden Sie sie aufbewahren?​​​​​​​

Durch Beantwortung dieser Fragen erstellen Sie einen „Stufen“-Plan, anhand dessen Sie die ersten „Produkte“ abschließen können.

Falls Sie die Arbeit nicht selbst übernehmen, sollten Sie sich mit der Schritt-für-Schritt-Planung nicht befassen. Treffen Sie lediglich mit der für das jeweilige „Produkt“ verantwortlichen Person eine Vereinbarung, auch hinsichtlich der Kommunikation – wie und wann Sie über den Fortschritt informiert werden und in welcher Form gemeldet werden soll, falls etwas schiefläuft.

Wenn Sie Ihren Plan abgeschlossen haben, lassen Sie alle Beteiligten einen Blick darauf werfen und überlegen Sie, was schief laufen könnte. Dies wirkt vielleicht etwas pessimistisch, kann Ihnen am Ende aber jede Menge Zeit und Mühe ersparen. Überlegen Sie sich bei allem, was schieflaufen könnte, eine Gegenmaßnahme zur Reduzierung der Wahrscheinlichkeit des Auftretens. Überlegen Sie sich zudem, was Sie tun würden, falls tatsächlich etwas schiefgeht. Vermerken Sie alle „Risiken“ in einem Projekt-Protokoll (siehe unten) und nehmen Sie regelmäßig Bezug darauf.

Wer macht was?

Als Projektmanager sind Sie verantwortlich für die Projektpläne. Das heißt nicht, dass Sie sie komplett im Alleingang verfassen sollten, ganz im Gegenteil. Sprechen Sie mit möglichst vielen Menschen, organisieren Sie Workshops, um Input für Ihre Pläne von anderen zu erhalten.

Wann soll es geschehen?

Die Planung muss während des Projekts fortwährend weiterlaufen. Im Projektverlauf werden sich immer wieder Dinge ereignen, die Sie dazu zwingen werden, kontrollierte Änderungen an Ihren Plänen zu vollziehen. Kein Plan kann (oder sollte) von Start bis Ende eines Projekts unverändert bleiben.

Hinweise, Tipps und Stolperfallen

  • Falls Sie ein „Planungstool“ wie Microsoft Project nutzen müssen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass es versuchen wird, Sie dazu zu zwingen, auf „unnatürliche“ Weise zu planen, z. B. jede Einzelaufgabe eines Projekts von Anfang bis Ende durchzustrukturieren. Falls Sie ein solches Tool verwenden müssen, versuchen Sie immer, zuerst zu planen und dann (falls nötig) die Daten hinterher in das „Tool“ zu laden.
  • Planen Sie die nächste Stufe vor Beendigung der aktuellen Stufe. Wenn Sie den Abschluss der aktuellen Stufe erreichen, präsentieren Sie Ihrer Leitung immer eine Komplettübersicht über das, was Sie bislang erledigt haben und das, was Sie für die nächste Stufe beabsichtigen.

Wichtige Dokumente

Das Produkt-Initiationsdokument (project initiation document, PID):

Das PID ist die Grundlage aller Daten, die das Projekt definieren, z. B. Ihrer Ziele, des Geschäftsszenarios, der Kommunikations- und Qualitätspläne etc.

Der Projektplan:

Der Projektplan umfasst Ihren übergeordneten Plan und den Plan der aktuellen Stufe. Er kann vielerlei Formen annehmen und Sie sollten ihn so gestalten, dass er zu dem Projekt passt, das Sie managen. Anmerkung: Projektpläne sind oft Teil des PID und keine separaten Dokumente.

  • Produktbeschreibungen: Die einfachste Möglichkeit, sich auf „Produkte“ zu einigen, ist die Verwendung von Produktbeschreibungen – sie passen in der Regel auf eine Seite und fassen kurz und bündig alle Informationen zusammen, die Sie und die für das „Produkt“ verantwortliche Person benötigen, um das Produkt zu liefern.
  • Arbeitspakete: Falls benötigt, beinhaltet ein Arbeitspaket die Vereinbarung einer Arbeitsbeziehung zwischen Ihnen und einer Person, die für ein, mehrere oder alle „Produkte“ Ihres Projekts verantwortlich ist.
  • Das Projektprotokoll: Das Projektprotokoll beinhaltet genaue Angaben zu all Ihren Projektrisiken und weitere Informationen und ist neben PID und Projektplan oftmals das nützlichste Dokument

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