Facebook Pixel

Metodyka PRINCE2

PRINCE2 ‒ strukturalna metodyka zarządzania projektami

Skrót PRINCE2 pochodzi od angielskiego „PRojects IN Controlled Environments”, czyli „projekty w sterowalnych środowiskach” i oznacza metodykę efektywnego zarządzania projektami. PRINCE2 jest standardem de facto stosowanym przez rząd brytyjski, cieszącym się powszechnym uznaniem i stosowanym w sektorze prywatnym, zarówno w Wielkiej Brytanii, jak i na arenie międzynarodowej.

Zanim przejdziesz do szczegółowych informacji na temat PRINCE2, powinieneś poznać kilka ogólnych punktów dotyczących zarządzania projektami. Pomogą Ci one umieścić wszystko we właściwym kontekście.

Gdy chcemy coś zrobić, zbudować, osiągnąć lub gdzieś dotrzeć, musimy odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

  • Co próbujemy zrobić?
  • Kiedy zaczniemy?
  • Co jest nam do tego potrzebne?
  • Czy możemy zrobić to sami, czy potrzebujemy pomocy?
  • Ile czasu nam to zajmie?
  • Ile to będzie kosztować?

Są to typowe pytania, które zadajemy sobie na początku każdego projektu, a odpowiedzi na nie stanowią podstawowe elementy zarządzania projektami. Określają, co chcemy zrobić i w jaki sposób najlepiej to osiągnąć. 

Strukturalne zarządzanie projektami to podział projektu na określone etapy, tak aby był on logiczny i uporządkowany.  PRINCE2 jest pisemnym opisem tej metodyki.

Z doświadczenia wiemy, że projekty, które są nieuporządkowane i źle kontrolowane, zazwyczaj kończą się katastrofą. Organizacje takie jak London Ambulance i Channel Tunnel publicznie doświadczyły awarii systemowych i niepotrzebnie poniosły wysokie koszty.  Strukturalne metody zarządzania projektami istnieją po to, by zapobiegać takim niepowodzeniom.

Zgodnie ze strukturą PRINCE2 projekt powinien mieć:

  • zorganizowany i kontrolowany początek, czyli przed rozpoczęciem konieczna jest organizacja i planowanie;
  • zorganizowaną i kontrolowaną fazę środkową, czyli konieczne jest utrzymanie organizacji i kontroli nad projektem;
  • zorganizowany i kontrolowany koniec, czyli gdy projekt dobiegnie końca i uzyskamy to, czego chcieliśmy, należy pozamykać niedokończone sprawy.
     

PRINCE2 składa się z serii procesów opisujących, co i kiedy powinno zostać zrobione podczas realizacji projektu. Obejmują one szereg wymaganych czynności, od rozpoczęcia do zakończenia projektu.

Role w zarządzaniu projektami PRINCE2

Kierownik projektu

Kierownik projektu przyjmuje na siebie odpowiedzialność za organizację i kontrolę.

Jego zadaniem jest wybranie osób do pracy nad projektem i upewnienie się, że pracują prawidłowo i terminowo.

Kierownik projektu przygotowuje plany projektu opisujące zadania dla zespołu projektowego oraz przewidywaną datę ich zakończenia.

Klient, użytkownik i dostawc

Projekt finansowany jest przez klienta lub sponsora.

Użytkownik to osoba, która będzie korzystać z rezultatów projektu lub osoba, której będą dotyczyły rezultaty projektu.

W przypadku niektórych projektów klient i użytkownik mogą być tą samą osobą. Dostawca lub specjalista zapewnia specjalistyczną wiedzę i umiejętności niezbędne do wykonania prac projektowych (tj. projektowania i realizacji celów projektu).

Wszystkie osoby potrzebują organizacji i koordynacji, aby projekt zakończył się wymaganym rezultatem w ramach określonego czasu, budżetu i o określonej jakości.

Komitet sterujący

Każdy projekt PRINCE2 ma swój komitet sterujący. składający się z klienta (lub przewodniczącego), osoby reprezentującej użytkownika oraz osoby reprezentującej dostawcę lub specjalistę.

W PRINCE2 są to odpowiednio: klient, główny użytkownik i główny dostawca.

Kierownik projektu regularnie składa raporty komitetowi sterującemu. Komitet jest informowany o postępach i wszelkich przewidywalnych problemach.

Komitet sterujący przekazuje kierownikowi projektu niezbędne decyzje, które określają, w jaki sposób projekt będzie postępował i jak będą rozwiązywane problemy. 

Techniki zarządzania projektem PRINCE2

Nadzór projektu

Proces nadzoru projektu zapewnia niezależną opinię na temat jego postępów.  W PRINCE2 istnieją trzy rodzaje nadzoru: nadzór biznesowy, nadzór użytkownika i nadzór specjalistyczny.  Każdy z nich odzwierciedla interesy trzech członków komitetu sterującego.

W ramach nadzoru biznesowego sprawdzane jest, czy projekt jest nadal opłacalny pod względem kosztów i korzyści. W ramach nadzoru użytkownika sprawdzane jest, czy spełniane są wymagania użytkowników. Nadzór specjalistyczny lub techniczny daje zapewnienie, że projekt dostarcza odpowiednie rozwiązanie.

Przy niektórych projektach nadzór sprawuje specjalny zespół nadzoru projektu. W pozostałych przypadkach obowiązki nadzorcze mogą pełnić poszczególni członkowie komitetu sterującego.

Wsparcie projekt

Większość projektów wymaga dużej ilości pracy administracyjnej: wymiany informacji, organizowania zebrań, aktualizowania planów, egzekwowania działań, prowadzenia dokumentacji itd. Kierownicy projektów często samodzielnie wykonują wszystkie te zadania, zwłaszcza przy mniejszych przedsięwzięciach. Jeżeli w tym samym czasie realizowanych jest wiele projektów, można ustanowić biuro wsparcia projektu, które przejmie część obowiązków.

Zakres PRINCE2

W obecnych czasach w projektach biorą udział różne grupy osób. Należy do nich klient, jeden lub większa liczba dostawców i oczywiście użytkownik.  W zarządzaniu projektami zakres oznacza określanie, co ma zostać osiągnięte w ramach projektu i jak tego dokonać. Przy zaangażowaniu wszystkich tych grup, nie zawsze jest to łatwe.

PRINCE2 zapewnia wspólny język dla wszystkich zainteresowanych stron. Relacja między klientami a dostawcami zazwyczaj wymaga podpisania umów i zarządzania nimi. Te aspekty nie należą do zakresu PRINCE2. Metodyka ta uznaje jednak potrzebę mechanizmów sterowania i punktów kontrolnych w projekcie, pozwalając tym samym na pomyślną realizację projektu w ramach umownych. 

Kontrolowanie zmian

PRINCE2 nie tylko opisuje role i obowiązki poszczególnych osób zaangażowanych w projekt. Metodyka ta objaśnia również, jak zarządzać ryzykiem i jakością oraz jak sterować zmianami w projekcie. Zarządzanie ryzykiem polega na określeniu, co może pójść nie tak i opracowaniu planu reagowania w takich sytuacjach. Zarządzanie jakością polega na sprawdzaniu jakości pracy wykonanej w ramach projektu poprzez jej testowanie lub rewidowanie w określony sposób. 

W trakcie trwania projektu zawsze zachodzą zmiany. Ludzie zmieniają zdanie, jak również zdarzają się inne okoliczności wpływające na realizację projektu.  PRINCE2 wykorzystuje technikę sterowania wpływem tych zmian na projekt, dzięki której można zapobiegać, aby projekt nie poszedł w złym kierunku. PRINCE2 Agile idzie jeszcze o krok dalej. Obejmuje metodykę, która sprawia, że projekty są bardziej elastyczne i reaktywne.

Tak więc PRINCE2 to metodyka zarządzania projektami, która pomaga określić, jakie zaangażować osoby i jakie są ich obowiązki. Metodyka ta oferuje zestaw procesów do wykonania i wyjaśnia, jakie informacje należy zbierać w trakcie projektu. Jednak PRINCE2 nie wykonuje pracy za nas. Nie może zagwarantować, że projekty się powiodą. Dobre projekty, które dostarczają wysokiej jakości rezultaty w określonym czasie i budżecie, zależą od jakości pracy zaangażowanych w nie osób, począwszy od komitetu sterującego, aż po poszczególnych członków zespołu.

Po zapoznaniu się z tym krótkim wstępem do PRINCE2 następnym krokiem jest rozpoczęcie szkolenia, aby dowiedzieć się więcej!