Hoe je omgaat met tegenslagen in projecten en ze overwint

Tegenslagen zijn onvermijdelijk in de wereld van projectmanagement en vertragingen kunnen om allerlei redenen ontstaan. Maar het belangrijkste is hoe je ermee omgaat, zodat je project gewoon door kan blijven gaan. Succes draait niet om het vermijden van tegenslagen, maar om leren hoe je ze effectief overwint.

Veelvoorkomende tegenslagen in projecten

Elk project is anders en krijgt dus ook met andere tegenslagen te maken. Toch zijn er een paar die relatief vaak voorkomen, zoals:

• Scope creep: ongecontroleerde wijzigingen of voortdurende uitbreiding van de projectscope
• Beperkte middelen: te weinig tijd, budget of personeel
• Communicatieproblemen: misverstanden tussen stakeholders, teamleden of klanten
• Onduidelijke projectdoelen: gebrek aan helderheid over de doelen, wat leidt tot verwarring en verschillende verwachtingen
• Externe factoren: veranderingen in marktomstandigheden, wet- en regelgeving of verstoringen in de supply chain

Hoe je effectief omgaat met tegenslagen

Met de stappen hieronder kun je tegenslagen effectiever aanpakken én overwinnen.

Identificeer de échte oorzaak

Reageer niet meteen, maar doe eerst een root cause analysis. Zo ontdek je of de tegenslag komt door capaciteitsproblemen, miscommunicatie, veranderende prioriteiten van stakeholders of iets anders. Daarna kun je gericht bepalen wat je volgende stappen zijn.

Ga terug naar het projectplan

Als je projectplan goed is opgezet, staat er vaak al een vooraf afgestemd contingency plan in voor veelvoorkomende tegenslagen. Gebruik dat als leidraad om te bepalen hoe je het beste verdergaat.

Communicatie met stakeholders

Open en heldere communicatie is cruciaal. Breng stakeholders direct op de hoogte van de tegenslag: leg duidelijk uit wat de impact is en welke corrigerende stappen het projectteam neemt. Geef ze het vertrouwen dat het probleem wordt aangepakt en de gevolgen voor het project als geheel beperkt blijven.

Prioriteiten en middelen opnieuw afstemmen

Voordat je corrigerende acties uitvoert, is het slim om prioriteiten opnieuw te bekijken en te checken welke middelen je beschikbaar hebt. Zo zorg je dat de inspanningen van het team gericht zijn op de belangrijkste onderdelen voor de projectafronding.

Corrigerende acties doorvoeren

Zodra de vorige stappen zijn afgerond, de oorzaken duidelijk zijn en het plan is bijgesteld, voer je de corrigerende acties snel door. Dat helpt om verdere vertraging in de projectvoortgang te voorkomen.

Monitoren en bijsturen

Na het nemen van maatregelen is continu monitoren essentieel. Pas het projectplan aan zodra er nieuwe informatie is en zorg dat het team én de relevante stakeholders op één lijn blijven bij eventuele wijzigingen.

Waarom leren van tegenslagen belangrijk is

Tegenslagen bieden waardevolle leermomenten voor projectprofessionals. Elke uitdaging die je tegenkomt geeft inzicht in hoe jij en je team toekomstige activiteiten slimmer kunnen aanpakken. Door bewust stil te staan bij deze lessen kun je je manier van werken verbeteren en vergroot je de kans op succes bij volgende projecten.

PRINCE2® Project Management inzetten om tegenslagen aan te pakken

PRINCE2® Project Management is een sterk gestructureerde methodiek en kan heel waardevol zijn voor teams die met tegenslagen te maken krijgen. Door gebruik te maken van de processen, principes en practices binnen PRINCE2® zorg je ervoor dat je project op koers blijft, ook bij onverwachte uitdagingen of vertragingen.

Ontdek meer over onze PRINCE2 Project Management-trainingen en hoe de methodiek jou en je team kan helpen.