PRINCE2® Project Management: Rollen und Verantwortlichkeiten – wer macht was in einem PRINCE2-Projekt?

PRINCE2® Project Management gliedert das Projektteam in drei Ebenen: Das Project Board gibt die Richtung vor, der Project Manager steuert das Projekt und die Team Manager sorgen gemeinsam mit den weiteren Mitgliedern des Projektteams für die Umsetzung.

Project Assurance und Project Support ergänzen diese Struktur. Sie sorgen für zusätzliche Kontrolle und unterstützen bei administrativen Aufgaben. Für jede Rolle sind die Verantwortlichkeiten klar festgelegt. So ist während des gesamten Projekts nachvollziehbar, wer wofür zuständig ist.

Welche Rollen und Verantwortlichkeiten gibt es bei PRINCE2 Project Management?

Das Projektteam ist bei PRINCE2 Project Management auf drei Ebenen organisiert: Lenken, Managen und Liefern. Jede Ebene übernimmt eine eigene Aufgabe. So werden Entscheidungen auf der richtigen Ebene getroffen, ohne den Projektablauf unnötig auszubremsen.

Zugleich berücksichtigt jedes PRINCE2-Projekt drei Perspektiven: Business, User und Supplier. Die Business-Perspektive stellt sicher, dass sich das Projekt weiterhin lohnt. Die User-Perspektive vertritt die Menschen, die von den gelieferten Produkten profitieren sollen. Die Supplier-Perspektive steht für diejenigen, die das erforderliche Fachwissen oder die Ressourcen für die Umsetzung bereitstellen.

Diese klare Aufgabenverteilung folgt einem der Grundprinzipien von PRINCE2 Project Management: definierte Rollen und Verantwortlichkeiten. Alle Beteiligten wissen, wofür sie verantwortlich sind, wer welche Entscheidungen trifft und wann ein Thema eskaliert werden muss.

Das Project Board

Das Project Board bildet bei PRINCE2 Project Management die lenkende Ebene und trägt letztlich die Verantwortung für den Erfolg des Projekts. Es greift nicht in die tägliche Projektarbeit ein, sondern gibt die strategische Richtung vor und trifft bei Bedarf wichtige Entscheidungen.

Dabei folgt PRINCE2 Project Management dem Prinzip „Management by Exception“. Das Project Board legt klare Rahmenbedingungen fest, zum Beispiel für Zeit, Kosten und Umfang. Innerhalb dieser Vorgaben kann der Project Manager das Projekt eigenständig steuern. Erst wenn absehbar ist, dass diese nicht eingehalten werden können, wird das Project Board einbezogen.

Project Executive

Der Project Executive vertritt die Business-Interessen und trägt die Gesamtverantwortung für das Projekt. Er verantwortet den Business Case und stellt über den gesamten Projektverlauf sicher, dass das Projekt weiterhin einen Mehrwert bietet.

Senior User

Der Senior User vertritt diejenigen, die die gelieferten Produkte später nutzen. Er wirkt bei der Definition der Anforderungen mit und prüft, ob die fertigen Ergebnisse den Bedürfnissen der User entsprechen und zum erwarteten Nutzen des Projekts beitragen.

Senior Supplier

Der Senior Supplier vertritt diejenigen, die für die Erstellung der Projektergebnisse verantwortlich sind. Er bringt das erforderliche Fachwissen ein und prüft, ob sich die vorgeschlagene Lösung mit den verfügbaren Ressourcen umsetzen lässt.

Die Rolle des Project Managers bei PRINCE2

In einem nach PRINCE2 geführten Projekt übernimmt der Project Manager im Auftrag des Project Boards die operative Leitung. Er steuert die Umsetzung und achtet darauf, dass das Projekt innerhalb der vereinbarten Rahmenbedingungen bleibt.

Zu seinen Aufgaben gehören die Erstellung der erforderlichen Pläne und die Steuerung der einzelnen Managementphasen. Wirken sich Risiken oder Probleme auf die Umsetzung aus, reagiert er entsprechend.

Regelmäßige Berichte halten das Project Board über den Projektfortschritt auf dem Laufenden. Ist absehbar, dass die vereinbarten Rahmenbedingungen nicht eingehalten werden können, eskaliert der Project Manager die Situation an das Project Board. Dort wird entschieden, wie das Projekt weitergeführt wird.

Team Manager und Teamrollen

Auf der Umsetzungsebene übernimmt der Team Manager die Arbeitspakete vom Project Manager und verantwortet deren Bearbeitung. Er koordiniert die beteiligten Teammitglieder und informiert den Project Manager über den aktuellen Fortschritt.

Bei kleineren Projekten kann der Project Manager zusätzlich die Rolle des Team Managers übernehmen. Diese Kombination ist sinnvoll, wenn Größe und Komplexität des Projekts es zulassen und trotzdem eindeutig bleibt, wer welche Verantwortung trägt.

Unterstützende Rollen: Project Assurance und Project Support

Project Assurance gibt dem Project Board eine unabhängige Einschätzung zum Projektfortschritt. Da die Prüfung im Auftrag des Project Boards erfolgt, kann diese Rolle nicht an den Project Manager übertragen werden.

Project Support übernimmt praktische und administrative Aufgaben im Projekt. Dazu können die Pflege der Projektdokumentation und das Konfigurationsmanagement gehören. So kann sich der Project Manager stärker auf die Steuerung und Umsetzung des Projekts konzentrieren.

Wie die Rollen zusammenarbeiten

Wenn wichtige Entscheidungen anstehen, arbeiten die verschiedenen Rollen zusammen. Angenommen, ein Projektteam stellt fest, dass die Fertigstellung eines wichtigen Produkts länger dauern wird als geplant.

Der Team Manager meldet das Problem an den Project Manager. Dieser prüft, welche Auswirkungen es auf die vereinbarten Rahmenbedingungen hat. Ist absehbar, dass diese nicht eingehalten werden können, erstellt der Project Manager einen Exception Report für das Project Board. Das Board entscheidet anschließend, ob das Projekt wie geplant weiterläuft oder Änderungen notwendig sind.

FAQs

Kann eine Person zwei Rollen bei PRINCE2 Project Management übernehmen?

Ja. Bei kleineren Projekten werden Rollen häufig kombiniert, um die verfügbaren Ressourcen sinnvoll einzusetzen. So kann ein Project Manager beispielsweise gleichzeitig die Rolle des Team Managers übernehmen. Entscheidend ist, dass die Verantwortlichkeiten eindeutig bleiben und keine Interessenkonflikte entstehen.

Wer erstellt den Business Case bei PRINCE2 Project Management?

Der Project Executive verantwortet den Business Case über die gesamte Laufzeit des Projekts. Der Project Manager kann Informationen beisteuern oder Aktualisierungen koordinieren. Die Gesamtverantwortung bleibt jedoch beim Project Executive.

Welche Aufgaben hat das Project Board?

Das Project Board lenkt das Projekt und trifft die strategischen Entscheidungen. Es genehmigt die wesentlichen Projektphasen und überprüft im weiteren Verlauf den Fortschritt. Ist absehbar, dass die vereinbarten Rahmenbedingungen nicht eingehalten werden können, entscheidet das Project Board über das weitere Vorgehen.

Ist Project Assurance vom Project Manager unabhängig?

Ja. Project Assurance prüft das Projekt unabhängig im Auftrag des Project Boards. Die Trennung der Verantwortlichkeiten ermöglicht während des gesamten Projektverlaufs eine objektive Kontrolle.

Wenn du die Rollen und Verantwortlichkeiten bei PRINCE2 Project Management kennst, kannst du von Anfang an für eine klare Projektsteuerung sorgen. Möchtest du die Methode sicher in der Praxis einsetzen, informiere dich über unsere PRINCE2 Project Management Foundation und Practitioner Trainings.

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