So bereitest du dich auf dein erstes Projekt-Kick-off-Meeting vor

Das Kick-off-Meeting gibt den Takt für jedes Projekt vor – es sorgt dafür, dass alle Beteiligten dieselben Ziele, Rollen und Erwartungen teilen. Für angehende Projektmanager:innen kann dieses erste Meeting einschüchternd wirken. Doch mit der richtigen Vorbereitung ist es eine wertvolle Chance, Kompetenz zu zeigen und vertrauensvolle Arbeitsbeziehungen aufzubauen.

Warum ein Kick-off-Meeting so wichtig ist

Ein Kick-off-Meeting bringt alle Schlüsselpersonen an einen Tisch – darunter Stakeholder, Projektteam und manchmal auch Kund:innen. Ziel ist es, ein gemeinsames Verständnis für Projektziele, Umfang, Zeitpläne und Zuständigkeiten zu schaffen. Es geht dabei nicht nur um ein formelles Kennenlernen, sondern auch um Erwartungsklärung, erste Fragen und eine geteilte Vision für den Projekterfolg.

So bereitest du dich auf ein erfolgreiches Kick-off-Meeting vor

1. Verstehe dein Projekt bis ins Detail

Bevor du das Kick-off leitest, solltest du das Projekt in all seinen Facetten kennen. Mach dich mit dem Projektauftrag, dem Umfang und den Zielen vertraut. Informiere dich über zentrale Stakeholder und ihre Erwartungen – und verschaffe dir einen Überblick über potenzielle Risiken, Einschränkungen und Abhängigkeiten.

Dieses Wissen hilft dir, Fragen souverän zu beantworten und das Gespräch zielgerichtet zu führen.

2. Erstelle eine klare Meeting-Agenda

Eine gut strukturierte Agenda sorgt dafür, dass das Meeting fokussiert bleibt und alle wichtigen Themen angesprochen werden.

Eine typische Agenda für ein Kick-off-Meeting umfasst:

• Vorstellungsrunde: Wer ist dabei, und welche Rolle übernimmt jede Person?
• Projektüberblick: Ziele, Umfang und erwartete Ergebnisse kurz zusammenfassen
• Rollen und Verantwortlichkeiten: Zuständigkeiten im Team und Einbindung der Stakeholder klären
• Projektzeitplan und Meilensteine: Wichtige Termine und Fristen vorstellen
• Kommunikationsplan: Wie werden Informationen, Updates und Meetings organisiert?
• Risiken und Herausforderungen: Mögliche Risiken aufzeigen und erste Maßnahmen zur Risikominimierung besprechen
• Nächste Schritte und Erwartungen: Was passiert direkt nach dem Meeting? Wer macht was bis wann?

Wenn du die Agenda im Voraus teilst, können sich alle Teilnehmenden gezielt vorbereiten – so wird sichergestellt, dass kein wichtiger Punkt untergeht.

3. Bereite deine Präsentationsunterlagen vor

Klar strukturierte und verständliche Visualisierungen helfen dabei, Inhalte wirkungsvoll zu vermitteln und alle Teilnehmenden einzubinden. Erstelle ein Folienset, das die wichtigsten Informationen übersichtlich darstellt. Oft hilfreich sind auch ein grober Projektzeitplan oder ein Gantt-Diagramm – so wird der Projektumfang für alle greifbar. Eine Matrix zu Rollen und Verantwortlichkeiten macht sichtbar, wie die Zusammenarbeit im Team gedacht ist und wer wovon abhängig ist. Je nach Projektphase kann es außerdem sinnvoll sein, zusätzliche Unterlagen bereitzuhalten, wie z. B. den Projektauftrag oder eine Stakeholder-Übersicht.

Gut vorbereitete Materialien zeigen, dass du organisiert bist – und machen einen professionellen Eindruck.

4. Bereite dich auf Fragen und Bedenken vor

Stakeholder bringen häufig Fragen zur Umsetzbarkeit, zu Risiken oder zum Zeitplan mit. Überlege dir im Vorfeld, welche Punkte zur Sprache kommen könnten – und bereite klare, prägnante Antworten vor. Falls es Unsicherheiten gibt, sprich diese offen an und sichere zu, die nötigen Informationen im Nachgang bereitzustellen.

5. Erwartungen an die Zusammenarbeit im Team klären

Das Kick-off-Meeting ist der richtige Moment, um festzulegen, wie das Team zusammenarbeiten wird. Besprich dabei Kommunikationswege (z. B. E-Mail, Projektmanagement-Tools, regelmäßige Meetings), aber auch, wie Berichte erstattet werden sollen und wie Entscheidungen getroffen werden. Ein strukturierter Umgang mit Konflikten oder Projektproblemen – zum Beispiel durch klare Eskalationswege – sorgt außerdem dafür, dass das Team bei Schwierigkeiten schnell und lösungsorientiert handeln kann.

Wenn diese Abläufe von Anfang an klar sind, lassen sich Missverständnisse und Reibungsverluste im weiteren Projektverlauf vermeiden.

Kick-off-Checkliste für dein Projekt

Nutze diese Checkliste vor dem Kick-off-Meeting, um sicherzustellen, dass du alles Wichtige vorbereitet hast – und noch genügend Zeit bleibt, um fehlende Punkte nachzuarbeiten.

• Projektziele und -umfang: Definiere klar, was mit dem Projekt erreicht werden soll und was zum Projektumfang gehört. Weisen Einschränkungen im Scope bereits bekannt sind, sprich sie offen an – so lassen sich Erwartungen realistisch steuern und spätere Scope-Änderungen vermeiden.
• Rollen und Verantwortlichkeiten: Alle Teilnehmenden sollten das Meeting mit einem klaren Verständnis ihrer Rolle und ihrer Aufgaben verlassen. Wenn mehrere Teams beteiligt sind, erläutere, wie die Zusammenarbeit abläuft und wer bei welchem Thema ansprechbar ist.
• Projektzeitplan und Meilensteine: Stelle zentrale Fristen, Abhängigkeiten und Meilensteine vor – so wird die Projektstruktur nachvollziehbar. Auch wenn sich einzelne Termine im Laufe des Projekts verschieben können, schafft ein grober Zeitplan Orientierung.
• Risiken und Herausforderungen: Auch wenn zu Beginn nicht alle Risiken bekannt sind: Bereits identifizierte Herausforderungen offen anzusprechen zeigt Weitblick. Bitte das Team aktiv, frühzeitig potenzielle Risiken zu benennen, damit passende Maßnahmen entwickelt werden können.
• Kommunikations- und Berichtsstruktur: Erkläre, wie Informationen im Projekt ausgetauscht werden – z. B. über regelmäßige Meetings, Dashboards oder Berichte. Eine frühzeitig definierte Struktur hilft, Missverständnisse zu vermeiden und alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.
• Nächste Schritte und erste Maßnahmen: Das Meeting sollte mit einem klaren Ausblick enden: Welche Aufgaben starten sofort? Welche Termine müssen vereinbart werden? Wer ist für was zuständig? Konkrete nächste Schritte sorgen für Klarheit – und sichern die Dynamik direkt nach dem Kick-off.

Einen starken ersten Eindruck hinterlassen

Dein erstes Kick-off-Meeting ist mehr als nur ein Informationsaustausch – es ist auch eine Gelegenheit, Vertrauen aufzubauen und Kompetenz zu zeigen. Ein gut vorbereiteter Projektmanager vermittelt Sicherheit und Klarheit. Wenn du eine offene, positive Atmosphäre schaffst, legst du den Grundstein für eine produktive Zusammenarbeit. Lade das Team ein, Fragen zu stellen, gib Raum für Feedback und zeige Wertschätzung für die Beiträge deiner Kolleg:innen. Und wenn du auf eine Frage keine Antwort hast: Bleib transparent, mach dir Notizen und hole die Infos schnellstmöglich nach. Ehrlichkeit und Lösungsorientierung schaffen Respekt – gerade zu Beginn eines Projekts.

Wenn du bei deinem Kick-off die PRINCE2®-Prinzipien einfließen lässt – etwa klare Rollenverteilungen, ein auf das Projekt zugeschnittenes Vorgehen oder eine strukturierte Steuerung –, sorgst du von Anfang an für Klarheit, Ausrichtung und ein kontrolliertes Projektumfeld.

Starte jetzt mit deiner PRINCE2-Schulung und leg das Fundament für erfolgreiche Projekte.