PRINCE2® aanpassen voor kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's)

PRINCE2® (Projects in Controlled Environments) is een gevestigde projectmanagementmethodologie die een gestructureerde aanpak biedt voor het beheren van projecten van elke omvang. De methode staat hoog aangeschreven vanwege haar flexibiliteit, schaalbaarheid en de nadruk op duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden.

Hoewel PRINCE2 een robuuste projectmanagementmethodologie is, kan de standaardvorm ervan voor veel kmo’s overweldigend aanvoelen. Door PRINCE2 echter aan te passen aan de unieke behoeften en uitdagingen van kmo’s, kunnen deze organisaties profiteren van de voordelen zonder zich overweldigd te voelen.

Dus, hoe kunnen kmo’s PRINCE2 op een effectieve manier aanpassen om hun projecten te beheren en ervoor zorgen dat de methodologie praktisch, efficiënt en waardevol blijft binnen de context van een kleinere organisatie?

PRINCE2 aanpassen voor kmo’s

Het is nog steeds mogelijk om de PRINCE2-methodologie te volgen, terwijl deze gestroomlijnd en vereenvoudigd wordt om aan de behoeften van kmo’s te voldoen – waaronder tijd, middelen en budgetten. Enkele strategieën zijn onder andere:

Documentatie vereenvoudigen

Een van de veelvoorkomende uitdagingen waarmee kmo’s te maken krijgen bij PRINCE2 is de uitgebreide documentatie die vereist is. Hoewel documentatie essentieel is voor transparantie en verantwoording, kan dit overweldigend zijn voor kleinere teams met beperkte middelen. Overweeg in plaats daarvan het volgende:

Richt u op essentiële documenten zoals de businesscase, het projectplan en het risicoregister

Gebruik sjablonen die beknopt en eenvoudig in te vullen zijn, zodat documentatie snel kan worden opgesteld en bijgehouden

Overweeg het gebruik van collaboratieve tools zoals cloudgebaseerde projectmanagementsoftware om documenten gemakkelijk toegankelijk en actueel te houden

Rollen en verantwoordelijkheden afstemmen

Het projectteam is binnen kmo’s vaak kleiner, en medewerkers moeten regelmatig meerdere rollen vervullen. PRINCE2 definieert specifieke rollen, zoals Projectmanager, Projectboard en Teammanager, die mogelijk moeten worden aangepast aan het beschikbare personeel. Overweeg het volgende:

Combineer rollen waar dat passend is. Zo kan de Projectmanager ook de verantwoordelijkheden van Teammanager of Projectondersteuning op zich nemen

Definieer de belangrijkste verantwoordelijkheden van elke rol duidelijk, ook als deze door minder personen worden gedeeld. Dit waarborgt dat alle aspecten van het project worden afgedekt

Betrek het senior management in de rol van de projectboard, maar houd hun betrokkenheid gestroomlijnd

Processen opschalen naar beneden

De processen van PRINCE2 kunnen worden afgeschaald om aan te sluiten bij de complexiteit en omvang van het project. Kmo’s werken doorgaans aan kleinere projecten die mogelijk niet alle fasen in de gedetailleerde vorm vereisen zoals PRINCE2 voorschrijft. Bijvoorbeeld:

• Opstarten van een project: Combineer deze fase met het proces ‘initiatie van een project’ om de tijd besteed aan voorbereidende werkzaamheden te beperken
• Beheren van faseovergangen: Overweeg om minder projectfasen te gebruiken. Voor zeer kleine projecten kan één enkele fase voldoende zijn, waardoor u zich kunt richten op het einddoel in plaats van op meerdere beslismomenten
• Beheersen van een fase: Vereenvoudig rapportage en controlemechanismen, met de nadruk op belangrijke mijlpalen en op te leveren resultaten in plaats van gedetailleerde fasecontroles

Benadruk wendbaarheid

Kmo’s moeten vaak wendbaarder en sneller in kunnen spelen op veranderingen, wat soms botst met de gestructureerde aanpak van PRINCE2. Hier biedt PRINCE2 Agile® een ideale oplossing, omdat het de nadruk legt op het principe van “afstemmen op de projectomgeving” en de PRINCE2-methodologie flexibeler maakt. Projecten kunnen meer flexibiliteit hebben door het volgende:

Het aanpassingsniveau van controle af te stemmen op het risico en de complexiteit van het project

Iteratieve ontwikkeling en feedbackloops toe te staan

Open te staan voor koerswijzigingen op basis van nieuwe informatie of veranderende zakelijke prioriteiten

Richt u op kernelementen

Niet alle PRINCE2-praktijken zijn relevant voor elk project binnen een kmo. Richt u op de onderdelen die het meest cruciaal zijn voor het succes van uw project, zoals:

• Businesscase: Houd de businesscase altijd centraal om te waarborgen dat het project waarde oplevert
• Risico: Gezien de vaak beperkte middelen van kmo’s is effectief risicobeheer van essentieel belang
• Organisatie: Zorg ervoor dat rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn, ook als deze zijn gestroomlijnd
• Kwaliteit: Definieer de kwaliteitseisen vooraf, maar schaal de processen voor kwaliteitsbewaking naar de omvang van het project

Gebruik schaalbare tools

Tools en technologie kunnen helpen om PRINCE2-processen te vereenvoudigen, waardoor de methodologie toegankelijker en eenvoudiger te implementeren is voor kmo’s. Bijvoorbeeld:

Gebruik projectmanagementsoftware die de PRINCE2-principes ondersteunt maar aanpasbaar is aan de behoeften van kmo’s, zoals Trello, Asana of Microsoft Project

Automatiseer repetitieve taken zoals planning, voortgangsrapportage en verslaglegging om de administratieve last voor het projectteam te verminderen

Gebruik cloudgebaseerde platforms om samenwerking in realtime en het delen van documenten mogelijk te maken, zodat alle teamleden toegang hebben tot de meest actuele informatie

Training en ondersteuning

Om PRINCE2 effectief toe te passen binnen kmo’s is het belangrijk dat het team de methodologie begrijpt en weet hoe deze aangepast kan worden. Het bieden van training en doorlopende ondersteuning draagt bij aan een succesvolle implementatie. Training en ondersteuning kunnen het volgende omvatten:

Moedig teamleden aan om een PRINCE2-certificering te behalen via onze geaccrediteerde training

Bied doorlopende ondersteuning en coaching aan teamleden die nieuw zijn met PRINCE2, zodat zij leren hoe zij de methodologie op een praktische manier kunnen toepassen

Overweeg interne workshops om het vertrouwen in het gebruik van PRINCE2 te vergroten en specifieke kennis binnen het team te delen

PRINCE2 biedt een solide basis voor projectmanagement, maar de volledige implementatie ervan kan ontmoedigend zijn voor kleine en middelgrote ondernemingen. Door PRINCE2 af te stemmen op de specifieke behoeften, middelen en beperkingen van kmo’s, kunnen projectmanagers profiteren van de voordelen, terwijl ze de flexibiliteit en wendbaarheid behouden die kleinere organisaties nodig hebben.

Met de juiste aanpak kunnen kmo’s ervoor zorgen dat hun projecten goed worden beheerd, risico’s effectief worden beperkt en zakelijke doelstellingen worden bereikt – allemaal binnen een raamwerk dat past bij hun unieke operationele omgeving.