Casestudie - Chester City Council

PRINCE2 en MSP aan het werk bij een lokale overheid

In 2004 startte Chester City Council een project om een gemeente-brede benadering van projectmanagement tot stand te brengen. De toenemende populariteit van PRINCE2 in de publieke sector maakte het de eerste keuze, maar sommige belangrijke belanghebbenden hadden hun bedenkingen en er was een algemeen vermoeden dat PRINCE2 mogelijk te bureaucratisch zou zijn voor de gemeenteraad. Om te bewijzen dat een benadering in de stijl van PRINCE2 zou kunnen werken, realiseerde de gemeenteraad zich dat het introduceren van deze methode een project op zich zou moeten zijn.

In september 2004 benaderde Chester ILX Group met een verzoek om hen te helpen om PRINCE2 ‘echt’ te laten werken.

Het eerste product dat zij identificeerden was een startevenement zodat vertegenwoordigers van alle directoraten van de gemeenteraad de principes en taal van de methode zouden kunnen leren.

Het volgende product was een workshop om PRINCE2 te demystificeren en een methode 'Prince op 1 pagina' te ontwikkelen die

• Eenvoudig te begrijpen is (1 pagina voor de hele methode)
• Eenvoudig te gebruiken is (bestaande documenten zoals raadsverslagen worden onderdeel van het proces).

De uitkomst van de workshop wordt weergegeven in onderstaand diagram:

De workshop legde ook Chesters vraag om een productomschrijving vast en integreerde het principe van productgerichte planning in de kern van hun benadering met nieuwe projecten die door een projectdefinitieworkshop gaan. In eerste instantie werden deze geleverd door ILX Group maar de gemeenteraad ontwikkelde snel eigen materialen en processen om zelf workshops uit te voeren.

Het volgende product was een trainingspakket op maat. Personeel gebruikt een blended learning-benadering; zij bestuderen de online learning van ILX Group voordat ze een revisie-workshop (gegeven door een interne medewerker) volgen en doen vervolgens het Foundation-examen (afgenomen door dezelfde interne medewerker). Door het werk zelf op te pakken had Chester een hoog slagingspercentage bij het Foundation-examen voor een fractie van de kosten van meer gebruikelijke routes.

Volgend op de basis toont een eendaagse workshop hoe PRINCE2 gebruikt moet worden bij de gemeenteraad. Tot op heden is de practitioner-kwalificatie nog niet gepromoot omdat de focus in Chester op PRINCE2 ligt.

De behoefte om een duidelijke koppeling tussen projectactiviteit en bedrijfsstrategie was één van de eerste leerpunten om te trekken uit de transitie naar een nieuwe aanpak van projectmanagement. MSP was de logische uitbreiding van PRINCE2 en in maart 2005 presenteerde de ILX Group aan de algemeen directeur en de directeuren een benadering die het gat tussen strategische doelen en projectoplevering overbrugt.

In een volgende workshop in september 2005 werd deze benadering verfijnd tot een methode die sindsdien is geïntegreerd in de belangrijkste werkwijzen. In maart 2006 publiceerde de gemeenteraad zijn bedrijfsplan, een strategische visie voor vijf jaar die alle activiteiten van de gemeenteraad opdeelt in 6 kernprogramma’s. De gemeenteraad definieert nu de programma's waarmee ze hun strategische doelen kunnen aanpakken. Dit proces heeft geleid tot een evaluatie en herprioritering van bestaande projecten samen met het initiëren van nieuwe projecten waarvan het verwachte resultaat is dat projecten worden verplaatst naar het juiste programma en dat de projecten die niet bijdragen aan de gedefinieerde strategische doelen gestopt worden.

Het project om projectmanagement te introduceren is formeel gesloten en de trainingsresultaten van zowel projectmanagement als programmamanagement zijn geïntegreerd in het managementontwikkelingsprogramma van de gemeenteraad. De aanpak die Chester ontwikkeld heeft met ILX Group is geïntegreerd in het capaciteitsopbouwprogramma van de ODPM en is een voorbeeld van een goede werkwijze voor de lokale autoriteiten.