University of Western Australia: Project Management & Cultural Change.

Door de jaren heen was het management van projecten aan de bibliotheek van de University of Western Australia over het algemeen slecht. Een enkele uitzondering daargelaten, hadden projecten een slecht bereik, geen duidelijke richting, gingen met horten en stoten verder en sommige werden helemaal niet voltooid.

Soms kwam een project in de fase waar implementatie moest gebeuren en was er geen capaciteit beschikbaar. Bij het afronden bleven er nog losse eindjes over en het verplaatsen van het project naar de uitvoerende fase was ongepland en ad hoc. Er werd ook slecht gerapporteerd dus managers hadden vaak weinig idee van de status van een project. In 2005 werd er een methodiek voor projectmanagement -- PRINCE2 -- geïmplementeerd in de bibliotheek, personeel werd getraind en het gebruik ervan werd verplicht gesteld.

Het resultaat was een openbaring. Er werden business cases geschreven en complexe en eenvoudige projecten werden opgezet, gepland en geïmplementeerd. Projecten werden bemand vanuit verschillende delen van de bibliotheek, veel mensen werkten voor het eerst samen en er vond duidelijk een onverwachte verandering in de cultuur plaats.

Deze culturele verandering stond niet op zichzelf. Een bibliotheekprogramma - Transforming the organisation, ging van start en er was veel onrust in de bibliotheek over termen als: doorbreken van silodenken, vertrouwen scheppen, flexibiliteit aanmoedigen en leiderschap ontwikkelen op alle niveaus. Dus toen PRINCE2 langs kwam werden de culturele voordelen voor de organisatie direct duidelijk.

De houding van het personeel ten opzichte van en het begrip van de introductie van de PRINCE2 projectmanagementmethode werden gemeten door middel van een enquête. De analyse werd gedaan op basis van gegevens uit projecten van het operationeel plan van de bibliotheek en uit projectdocumenten.

Klik hier om de volledige casestudie te downloaden en meer te lezen.