Facebook Pixel
Black Friday Sale
Na żywo ‒ kliknij tutaj
Do 30% zniżki
z kodem: BLACKFRIDAY19PL
Oferta kończy się za:
Do 30% zniżki
z kodem: BLACKFRIDAY19PL

Studium przypadku ‒ Rada miejska Chester

PRINCE2 i MSP dla władz samorządowych

W 2004 r. Rada miejska Chester rozpoczęła przedsięwzięcie mające na celu wdrożenie jednolitego zarządzania projektami. Rosnąca popularność PRINCE2 w sektorze publicznym sprawiła, że postawiono na wdrożenie tej metodyki, jednak niektórzy kluczowi interesariusze mieli zastrzeżenia i panowała ogólna podejrzliwość, że PRINCE2 może okazać się zbyt biurokratyczny. Aby dowieść, że metodyka PRINCE2 może być skuteczna, Rada postanowiła, że wdrożenie metodyki powinno być projektem samym w sobie.

We wrześniu 2004 r. miasto Chester zaangażowało ILX Group do wdrożenia metodyki PRINCE2.

Pierwszym krokiem było zorganizowanie spotkania wprowadzającego, żeby przedstawiciele wszystkich dyrektoriatów Rady mogli zapoznać się z podstawami oraz językiem tej metodyki.

Następnym krokiem były warsztaty, które miały na celu przybliżenie PRINCE2 i opracowanie 1-stronicowej metody pracy, która będzie:

  • łatwa w zrozumieniu (1 strona opisuje całą metodę)
  • łatwa w zastosowaniu (wykorzystanie w procesie istniejących dokumentów takich jak raporty dla Rady Ministrów).

Diagram poniżej przedstawia wyniki warsztatów:

PRINCE2 Workshop OutputWarsztaty ukazały także zapotrzebowanie miasta Chester na opis produktu przy uwzględnieniu zasady planowania w oparciu o produkty jako część ich podejścia. Według tego podejścia nowe projekty miały być zatwierdzane w ramach warsztatów definiowania projektów. Początkowo opisy te były dostarczane przez ILX Group, ale Rada szybko stworzyła własną bazę materiałów i procesów do organizowania własnych szkoleń.

Następnym produktem był już zestaw szkoleń dopasowanych do potrzeb Rady miejskiej. Pracownicy Rady obierają mieszaną ścieżkę nauczania: najpierw szkolą się online z ILX Group, następnie biorą udział w wewnętrznych warsztatach (prowadzonych przez wewnętrzny zespół), a na końcu podchodzą do egzaminu Foundation (sprawdzanego przez ten sam wewnętrzny zespół). Przejmując część obowiązków na siebie, Rada miejska Chester obserwuje wysoki sukces w postaci wyników egzaminu Foundation, ponosząc przy tym ułamek kosztów, jakie poniosłaby stosując bardziej konwencjonalne metody szkolenia.

Po zdaniu egzaminu Foundation organizowane są jednodniowe warsztaty podczas których pracownicy uczą się, jak metodyka PRINCE2 powinna być wykorzystywana w Radzie miejskiej. Dotychczas kwalifikacje na poziomie Practitioner nie były wymagane przez miasto Chester, gdyż główny nacisk kładzie się tam na zastosowanie PRINCE2 w lokalnej Radzie miejskiej.

Jednym z pierwszych spostrzeżeń wynikających z wprowadzenia nowego podejścia do zarządzania projektami była potrzeba zachowania jasnego powiązania między działaniami projektowymi a strategią korporacyjną. Skuteczne zarządzanie programami było logicznym rozszerzeniem PRINCE2 i dlatego w 2005 r. ILX Group przedstawiła prezesowi i zarządowi podejście, które stanowiłoby pomost między celami strategicznymi a realizacją projektów.

PRINCE2 Workshop Output Re-defined

Kolejne warsztaty we wrześniu 2005 r. udoskonaliły to podejście, zmieniając je w metodykę, która została zintegrowana z głównymi sposobami pracy.W marcu 2006 r. Rada opublikowała plan korporacyjny, czyli wizję na najbliższe 5 lat działania, która dzieli działalność Rady na 6 kluczowych programów. Obecnie Rada opracowuje programy, które pozwolą jej na osiągnięcie założonych celów strategicznych. Ten proces doprowadził do przeglądu istniejących projektów i ustalenia ich znaczenia, a także do rozpoczęcia nowych, których spodziewanym rezultatem było przeniesienie niektórych projektów do odpowiednich programów, a zakończenie tych, które nie przyczyniały się do osiągnięcia celów strategicznych Rady.

Projekt wdrażający praktyki zarządzania projektami został formalnie zakończony, a szkolenia dotyczące zarządzania projektami i programami zostały wprowadzone do Programu rozwoju zarządzania Rady miejskiej. Podejście stworzone przez miasto Chester we współpracy z ILX Group zostało wprowadzone do Programu budowania zdolności instytucjonalnej ODPM jako przykład dobrej praktyki dla lokalnych władz.