PRINCE2® toepassen in een hybride werkomgeving

Voor veel projectprofessionals hebben de afgelopen jaren gezorgd voor een afwisseling tussen volledig op locatie werken, volledig op afstand werken tijdens de coronapandemie, tot de huidige situatie waarin een meer hybride aanpak mogelijk is – met de voordelen van zowel de levendigheid van het kantoor als het gemak van thuiswerken.

PRINCE2® 7, de nieuwste versie van PRINCE2, zorgt ervoor dat de methodologie toepasbaar is in alle werkomgevingen. Toch blijft het een uitdaging wanneer deze omgevingen regelmatig veranderen. Bijvoorbeeld: is die afspraak die tijdens een fysieke vergadering is gemaakt, digitaal vastgelegd zodat deze toegankelijk is tijdens het thuiswerken? En wanneer zijn projectvergaderingen het meest effectief: op afstand of fysiek?

Om u te helpen bij het navigeren door deze uitdagingen, delen wij hier onze aanbevelingen voor het toepassen van PRINCE2 in een hybride werkomgeving.

Het opstarten van een project

Kick-offvergaderingen zijn bedoeld om de initiële vereisten te verzamelen en een solide projectbasis te leggen; dit kan uitstekend op afstand worden georganiseerd met behulp van collaboratieve tools, waarbij mensen documenten kunnen delen en input kunnen verzamelen van zowel externe als interne stakeholders.

Vraag tijdens de initiële vereistenverzameling aan alle stakeholders wat hun voorkeur is voor vergadervormen en hoe haalbaar fysieke bijeenkomsten zijn, op basis van geografische locatie.

Factoren die bepalen of een kick-off op afstand of fysiek het meest geschikt is, zijn onder andere:

• De dynamiek binnen het team en communicatiestijlen
• De complexiteit van het project, en de behoefte aan brainstormen en probleemoplossing
• De beschikbare infrastructuur voor zowel fysieke als virtuele bijeenkomsten

Het initiëren van een project

Deze stap binnen de methodologie omvat het opstellen van een uitgebreid Project Initiation Document (PID) waarin ook rekening wordt gehouden met hybride werken. Gebruik de gegevens uit de kick-offvergadering om de voorkeuren van stakeholders en teamleden met betrekking tot communicatie op afstand of op locatie vast te leggen, en overweeg om deze informatie in het PID op te nemen.

In deze fase is het van cruciaal belang om communicatiestrategieën te definiëren die een balans vinden tussen digitale platforms en persoonlijke interacties, zodat effectieve communicatie gegarandeerd is in zowel virtuele als fysieke omgevingen.

Het beheersen van een fase

Projectmanagementsoftware kan het beheren van taken en het bewaken van de voortgang vereenvoudigen. Toch gaan de voordelen van persoonlijke communicatie, zoals directe feedback, snelle besluitvorming en probleemoplossing, soms verloren. Het is daarom belangrijk om na te denken over welke taken het meest geschikt zijn voor welke werkomgeving, en hoe u kunt garanderen dat alle informatie gedeeld wordt met het volledige team – ongeacht hun fysieke locatie.

Zo kunnen bijvoorbeeld het autoriseren van werkpakketten en het rapporteren van de voortgang van een fase uitstekend functioneren als een remote activiteit, mits voorzien van een gedocumenteerd spoor dat voor iedereen toegankelijk is. Het beoordelen van werkpakketten en de voortgang van een fase gebeurt daarentegen vaak het best in een gezamenlijke fysieke ruimte, omdat dit snellere besluitvorming en helderheid biedt bij het nemen van corrigerende maatregelen.

Het afsluiten van een project

Het verzamelen van feedback over een project is een waardevolle activiteit tijdens de afsluitingsfase. Of deze bijeenkomst fysiek of virtueel plaatsvindt, hangt af van de voorkeuren en behoeften van de stakeholders.

Veel mensen kiezen ervoor om een fysieke projectafsluitingsvergadering te organiseren om de resultaten te evalueren en feedback te verzamelen. Dit biedt tevens een kans om het succesvolle resultaat te vieren en het projectteam te belonen. In een hybride situatie, waarin deelnemers zowel fysiek aanwezig zijn als op afstand deelnemen, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alle teamleden gehoord en erkend worden – ongeacht hun locatie.

Daarna is het essentieel om de geleerde lessen te documenteren en te delen binnen de organisatie, zodat toekomstige projecten hiervan kunnen profiteren. Projectmanagementsoftware kan hierbij helpen en de informatie toegankelijk maken voor medewerkers op kantoor, op afstand en in hybride werkvormen.

Praktische tips voor het gebruik van PRINCE2 in een hybride werkomgeving

• Benut technologie: Maak gebruik van projectmanagementsoftware, communicatietools en samenwerkingsplatforms om de kloof tussen werken op afstand en op kantoor te overbruggen
• Bevorder communicatie: Stel duidelijke communicatiekanalen en -protocollen in om ervoor te zorgen dat iedereen goed geïnformeerd blijft, en stimuleer communicatie die teamverbanden versterkt
• Stimuleer flexibiliteit: Pas uw projectprocessen aan op de uiteenlopende behoeften en voorkeuren van teamleden, en evalueer dit regelmatig om te waarborgen dat aan ieders behoeften wordt voldaan
• Moedig samenwerking aan: Creëer kansen voor teamleden om samen te werken en ideeën uit te wisselen – zowel virtueel als fysiek – om een hechte teamdynamiek op te bouwen
• Monitor prestaties: Evalueer regelmatig de projectprestaties en stuur bij waar nodig om uitdagingen van hybride werken aan te pakken, zoals miscommunicatie, onduidelijkheid over locaties van bijeenkomsten of andere complicaties die kunnen ontstaan bij een mix van fysiek en digitaal werken

Het toepassen van PRINCE2 binnen een hybride werkomgeving vereist een doordachte aanpak van het aanpassen van de principes, praktijken en processen. De flexibiliteit die PRINCE2 7 biedt maakt het eenvoudiger om de uitdagingen én kansen van hybride werken te omarmen, wat leidt tot succesvollere projectresultaten en een veerkrachtig, dynamisch team.

Maak projectmanagement in een hybride omgeving effectiever met PRINCE2 7.