Die Einführung von PRINCE2® in einer hybriden Arbeitsumgebung

In den letzten Jahren haben viele Projektfachleute verschiedene Arbeitsmodelle erlebt – vom vollständigen Arbeiten im Büro über eine rein digitale Remote-Phase während der COVID-Pandemie bis hin zur heutigen hybriden Arbeitsweise. Diese bietet das Beste aus beiden Welten: die Dynamik des Büros und die Flexibilität des Homeoffice.

PRINCE2® 7, die neueste Version der bewährten Projektmanagementmethode, gewährleistet, dass die Methodik in sämtlichen Arbeitsumgebungen anwendbar bleibt. Es ergeben sich jedoch Herausforderungen, wenn sich diese Umgebungen verändern. Ein Beispiel: Wurde eine in einer Präsenzsitzung getroffene Vereinbarung digital dokumentiert, sodass sie auch im Remote-Setting zugänglich ist? Wann sollten Projektmeetings virtuell durchgeführt werden und wann ist ein persönliches Treffen vorteilhafter?

Um diesen Herausforderungen erfolgreich zu begegnen, haben wir eine Reihe von Empfehlungen für die Einführung von PRINCE2® in hybriden Arbeitsumfeldern erarbeitet.

Projektstart

Kick-off-Meetings dienen der Erfassung der initialen Anforderungen sowie der Definition der grundlegenden Parameter des Projekts. In einer hybriden Arbeitswelt können diese Meetings optimalerweise remote durchgeführt werden, wobei kollaborative Tools zum Einsatz kommen, die das Teilen von Dokumenten ermöglichen und die Einbindung von Stakeholdern sowohl vor Ort als auch aus der Ferne unterstützen.

Während der Anforderungsanalyse ist es wichtig, alle Stakeholder nach ihren bevorzugten Meeting-Formaten zu fragen und die Machbarkeit von Präsenzterminen zu prüfen – insbesondere unter Berücksichtigung geografischer Gegebenheiten.

Entscheidende Faktoren, die darüber bestimmen, ob ein Kick-off-Meeting besser virtuell oder in Präsenz abgehalten werden sollte, sind:

• Teamdynamik und Kommunikationsstile
• Komplexität des Projekts, Bedarf an kreativem Brainstorming und zielgerichteter Problemlösung
• Infrastruktur für virtuelle und persönliche Meetings

Projektinitiierung

In dieser Phase der PRINCE2®-Methodik wird ein detailliertes Project Initiation Document (PID) erstellt, das auch die spezifischen Anforderungen hybrider Arbeitsmodelle berücksichtigt. Verwenden Sie die im Kick-off-Meeting gesammelten Informationen, um die Präferenzen der Stakeholder und des Teams bezüglich der virtuellen und persönlichen Kommunikation zu ermitteln und in das PID zu integrieren.

Es ist von entscheidender Bedeutung, Kommunikationsstrategien zu entwickeln, die eine ausgewogene Kombination aus digitalen Plattformen und persönlichen Interaktionen ermöglichen. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass die Kommunikation in hybriden Arbeitsumgebungen sowohl remote als auch vor Ort effektiv bleibt.

Steuerung einer Projektphase

Projektmanagement-Software kann die Verwaltung von Aufgaben und die Überwachung des Fortschritts erleichtern. Allerdings gehen die Vorteile persönlicher Kommunikation, wie direkte Interaktion, sofortiges Feedback und eine schnellere Problemlösung sowie Entscheidungsfindung, manchmal verloren. Daher ist es wichtig zu überlegen, welche Aufgaben sich besser für welche Umgebung eignen und wie sichergestellt werden kann, dass alle Informationen unabhängig vom physischen Standort des Teams kommuniziert werden.

Zum Beispiel können die Freigabe von Arbeitspaketen und die Berichterstattung über den Phasenstatus als Remote-Funktionen sehr gut funktionieren, da sie eine dokumentierte Nachverfolgbarkeit bieten, die allen Teammitgliedern zugänglich ist. Die Überprüfung von Arbeitspaketen und Phasenstatus hingegen eignet sich häufig besser für eine kollaborative persönliche Umgebung, da dies schnellere Entscheidungen ermöglicht und mehr Klarheit bei der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen schafft.

Projektabschluss

Das Sammeln von Feedback zu einem Projekt ist eine wertvolle Aktivität im Rahmen des Projektabschlusses. Ob dieses Meeting virtuell oder in Präsenz abgehalten wird, hängt jedoch von den Präferenzen und Bedürfnissen der Stakeholder ab.

Viele bevorzugen ein persönliches Abschlussmeeting, um die Ergebnisse zu überprüfen und Feedback einzuholen. Dies bietet zudem die Möglichkeit, den erfolgreichen Projektabschluss zu feiern und das Projektteam für seine Leistungen zu würdigen. In einer hybriden Arbeitsumgebung, in der einige Teilnehmer persönlich und andere remote anwesend sind, ist es wichtig sicherzustellen, dass alle Mitglieder gleichermaßen gehört und anerkannt werden.

Anschließend sollten die gewonnenen Erkenntnisse dokumentiert und innerhalb der Organisation geteilt werden, um zukünftige Projekte zu optimieren. Projektmanagement-Software kann genutzt werden, um diese Informationen sowohl für Büro-, Remote- als auch Hybrid-Mitarbeiter zugänglich zu machen.

Praktische Tipps für die Nutzung von PRINCE2 in einer hybriden Arbeitsumgebung

Nutzen Sie diese Tipps, um das Beste aus der PRINCE2-Methodik in einer hybriden Arbeitsumgebung herauszuholen.

• Technologie nutzen: Verwenden Sie Projektmanagement-Software, Kommunikationstools und kollaborative Plattformen, um die Lücke zwischen Remote- und Büroarbeit zu schließen.
• Kommunikation fördern: Etablieren Sie klare Kommunikationskanäle und -protokolle, um sicherzustellen, dass alle informiert bleiben, und fördern Sie den Austausch zur Stärkung des Teamzusammenhalts.
• Flexibilität ermöglichen: Passen Sie Ihre Projektprozesse an die unterschiedlichen Bedürfnisse und Präferenzen der Teammitglieder an und überprüfen Sie regelmäßig, ob alle Anforderungen erfüllt werden.
• Zusammenarbeit unterstützen: Schaffen Sie Gelegenheiten für Teammitglieder, sowohl virtuell als auch persönlich zusammenzuarbeiten und Wissen auszutauschen, um eine starke Teamdynamik zu fördern.
• Leistung überwachen: Überprüfen Sie regelmäßig die Projektleistung und nehmen Sie Anpassungen vor, um Herausforderungen des hybriden Arbeitens zu bewältigen, z. B. Missverständnisse, Unklarheiten über Veranstaltungsorte oder andere Probleme, die sich aus der Kombination von Präsenz- und Remote-Arbeit ergeben können.

Die Nutzung von PRINCE2 für hybrides Arbeiten erfordert einen durchdachten Ansatz zur Anpassung seiner Prinzipien, Praktiken und Prozesse. Die Flexibilität, die PRINCE2 7 bietet, erleichtert es, die Herausforderungen und Chancen des hybriden Arbeitens zu meistern, was zu erfolgreicheren Projektergebnissen und einem widerstandsfähigen, dynamischen Team führt.

Optimieren Sie das Projektmanagement in einer hybriden Umgebung mit PRINCE2 7 für mehr Effizienz und Erfolg.