Facebook Pixel
September Sale
Na żywo ‒ kliknij tutaj
Do 50% zniżki
z kodem: SEPT19PL
Oferta kończy się za:
Do 50% zniżki
z kodem: SEPT19PL

Jak zaplanować projekt?

„Cel bez planu to tylko marzenie”. ‒ Antoine de Saint-Exupery

Planowanie to bardzo naturalny proces. Każdego dnia tworzymy wiele małych planów działania (np. co obejrzymy w telewizji dziś wieczorem, co będziemy robić w weekend, co zjemy na kolację i gdzie pojedziemy na wakacje). Proces planowania jest tak naturalny, że nawet nie postrzegamy go jako planowania, tylko jako część naszego codziennego życia. A prawda jest taka, że planujemy coś cały czas i jesteśmy w tym, ogólnie rzecz biorąc, całkiem dobrzy.

Jak to się robi?

Zawsze planuj swoje projekty tak, jakbyś normalnie coś planował na co dzień. Kieruj się następującymi wskazówkami:

- Rozpocznij od tego, co chcesz uzyskać dzięki temu projektowi (czyli od swojego celu) i podziel to na konkretne działania, które musisz wykonać, aby cel ten osiągnąć. Przykładowo, jeżeli chcesz spędzić „świetne wakacje” w przyszłym roku (a przy tym skorzystać ze zniżki za wczesną rezerwację), już teraz musisz rozpocząć swój projekt „następne wakacje”. Wiesz doskonale, że aby spędzić „świetne wakacje”, oprócz dokonania „rezerwacji” musisz jeszcze oddać kota do „hotelu dla zwierząt” i zapewnić opiekę „babci”. Na jakimś etapie będziesz musiał dokonać „opłaty” za wyjazd, „spakować się” i zadbać o „przejazd” na lotnisko. To jest sześć rzeczy (zwanych „produktami”), które musisz załatwić, aby osiągnąć swój cel.

- Rozpocznij od końca projektu i idź wstecz, aby określić ramy czasowe dla „produktów”. W tym przykładzie wiesz mniej więcej, kiedy chcesz jechać na wakacje, więc przyjmij to jako ostatni krok w projekcie. Etap „pakowania” rozpocznie się zapewne kilka dni przed wyjazdem. Etap „przejazdu” na lotnisko też należy zaplanować kilka dni wcześniej, zwłaszcza jeżeli wylatujesz wcześnie rano i chcesz przenocować w pobliżu lotniska. Zapewnienie opieki dla „babci” również powinno odbyć się kilka tygodni wcześniej i w tym samym czasie możesz także zarezerwować „hotel dla zwierząt”. „Opłaty” i termin ich dokonania będą wynikały z umowy z firmą turystyczną, co pozostawia nam tylko etap „rezerwacji” jako ten, którym musisz zająć się od razu (jeżeli chcesz skorzystać ze zniżek na wczesne rezerwacje)..

- Przejrzyj swój harmonogram i upewnij się, że porządek „produktów” jest właściwy. To może być dość oczywiste (jak w naszym przykładzie, nie będziesz przecież planować pakowania po dotarciu na lotnisko) lub bardziej skomplikowane. Poświęć trochę czasu na sprawdzenie, czy coś, co zamierzasz zrobić w przyszłym tygodniu, nie zależy od czegoś, co rozpocznie się dopiero za miesiąc.

- Jedyne, co dodatkowo możesz wziąć pod uwagę na tym etapie, to z grubsza ocenić, ile to wszystko będzie kosztowało. Pamiętaj, że będzie to raczej szacunkowe wyliczenie.

- Masz teraz plan wysokiego poziomu (wszystko, co (Twoim zdaniem) musisz zrobić, wraz z datami, kiedy (Twoim zdaniem) powinno się to wydarzyć). Teraz zdecyduj, co powinno wydarzyć się już teraz lub w ciągu kilku najbliższych tygodni i nazwij to pierwszym „etapem”. Jeżeli to możliwe, podziel resztę projektu na takie etapy i zaznacz je w swoim planie. Następnie skup się na pierwszym etapie i na tym, co należy w nim zrobić (w przykładzie jest tu tylko jeden „produkt”: sama „rezerwacja”). Dla każdego „produktu” w Twoim pierwszym etapie musisz odpowiedzieć na następujące pytania:

  • Co trzeba zrobić? Np. zdobyć jakieś katalogi? Poszukać online? Pojechać do biura podróży? Skonsultować z rodziną?  Wybrać wakacje?
  • Jaki masz budżet? Np. ile jesteś w stanie zapłacić operatorowi wycieczek?
  • Kto wykona te zadania? Np. kto uda się do biura podróży? Kto sprawdzi, czy rodzinie podoba się cel podróży?
  • Czy rodzina także może coś zrobić? Np. czy ma czas?  Gdyby to był projekt biznesowy, czy omówiłeś zaangażowanie pracowników z ich kierownikami liniowymi?
  • Skąd będziesz wiedzieć, że wszystko zostało prawidłowo wykonane? Np. jak uzyskasz potwierdzenie rezerwacji od biura podróży? Czy otrzymasz je na piśmie czy e-mailem? Kto sprawdzi, czy wszystko się zgadza? Gdzie będziesz przechowywać potwierdzenie, aby nie zginęło?

Odpowiadając na te pytania, tworzysz sobie mini plan lub plan etapowy, który pozwoli Ci dostarczyć pierwsze „produkty”.

Jeśli nie będziesz zajmować się wszystkim osobiście, nie planuj realizacji zadań krok po kroku, tylko ustal powyższe punkty z osobami, które będą odpowiedzialne za każdy „produkt”. Ustal też, jak będziecie się komunikować, czyli jak i kiedy osoby te będą informować Cię o postępach oraz jak będą się z Tobą kontaktować w razie problemów. 

Po zakończeniu tworzenia planu wszyscy powinni dobrze się mu przyjrzeć i zastanowić, co może pójść nie tak. Może to wyglądać na zbytni pesymizm, ale w rzeczywistości pomoże to oszczędzić czas i nakład pracy na późniejszym etapie. Dla wszelkich potencjalnych problemów, zastanówcie się, co można zrobić, aby zminimalizować ryzyko ich wystąpienia. Pomyślcie także, co zrobić, gdy coś faktycznie pójdzie nie tak. Uwzględnijcie wszystkie te „ryzyka” w projekcie, w postaci zapisu w dzienniku projektu (zobacz poniżej) i wracajcie do nich regularnie.

Kto co robi?

Jako kierownik projektu jesteś odpowiedzialny za plany projektu. Nie znaczy to, że masz te plany sporządzać sam. Konsultuj najwięcej, jak się da, spróbuj organizować warsztaty i pozyskiwać pomysły od innych.

Kiedy planować?

Planowanie musi odbywać się przez cały czas trwania projektu. W jego trakcie wydarzy się wiele rzeczy, które zmuszą Cię do przeprowadzenia kontrolowanych zmian w planach. Żaden plan nie ma szans (i nawet nie powinien) przetrwać w niezmienionej postaci od początku do końca projektu.

Wskazówki, porady i pułapki

  • Jeżeli musisz korzystać z narzędzia do planowania, np. Microsoft Project, pamiętaj, że będzie ono wymuszało na Tobie „nienaturalne” planowanie, a dokładnie będzie wymagało dodania każdego zadania od początku do końca projektu. Jeżeli musisz korzystać z tego typu narzędzi, najpierw postaraj się zaplanować a następnie (jeżeli to konieczne) wprowadzać dane do „narzędzia”.
  • Zaplanuj następny etap, zanim zakończysz obecny. Gdy dotrzesz do końca obecnego etapu, przedstaw swoim decydentom to, co już zrobiłeś i co zamierzasz robić dalej.

Kluczowe dokumenty

Dokumentacja inicjowania projektu (DIP):

DIP to źródło wszelkich informacji definiujących Twój projekt, np. cele, uzasadnienie biznesowe, plany komunikacji, plany jakości itd.

Plan projektu:

Plan projektu łączy Twój plan wysokiego poziomu z planem obecnego etapu. Może on przybierać wiele różnych form. Musisz wybrać coś odpowiedniego dla projektu, którym zarządzasz. Uwaga: Plany projektu często stanowią część DIP, rzadziej są osobnym dokumentem.

  • Opisy produktów: Najprostszym sposobem ustalenia, jak mają wyglądać „produkty” jest użycie opisów produktów. Opisy te mogą się mieścić dosłownie na jednej kartce papieru i w skrócie opisywać, co jest potrzebne, żeby dany produkt dostarczyć.
  • Grupy zadań: W razie potrzeby można wykorzystać grupę zadań, która określą relacje robocze pomiędzy Tobą a osobami odpowiedzialnymi za niektóre lub wszystkie „produkty” w Twoim projekcie.
  • Dziennik projektu: Dziennik projektu zawiera szczegóły dotyczące ryzyk związanych z projektem oraz inne informacje. Często stanowi on jeden z najbardziej przydatnych dokumentów w projekcie, zaraz obok DIP i planu projektu.

Potrzebujesz szkolenia z zarządzania projektem wg metodyki PRINCE2?

Zobacz opcje szkoleń z PRINCE2 oferowane przez ILX Group.