Facebook Pixel
Black Friday Sale
Na żywo ‒ kliknij tutaj
Do 30% zniżki
z kodem: BLACKFRIDAY19PL
Oferta kończy się za:
Do 30% zniżki
z kodem: BLACKFRIDAY19PL

Uzasadnienie biznesowe PRINCE2

Czym jest uzasadnienie biznesowe?

Uzasadnienie biznesowe PRINCE2 to element dokumentacji inicjowania projektu (DIP) i leży on w sercu każdego projektu PRINCE2. Jest to kluczowy element wszystkich projektów realizowanych przy użyciu metodyki PRINCE2. Podczas realizacji projektu uzasadnienie biznesowe PRINCE2 to główny dokument, do którego można w każdej chwili się odnieść w celu sprawdzenia, czy projekt jest nadal opłacalny.

Uzasadnienie biznesowe przedstawia powody, dla których dany projekt jest realizowany, takie jak stosunek wartości do ceny i do zakresu prac, a także wyjaśnia dlaczego dany projekt jest realizowany właśnie teraz. Głównym zadaniem uzasadnienia biznesowego jest sprawdzenie, czy dany projekt jest opłacalny.

Jak przygotować uzasadnienie biznesowe?

Metodyka PRINCE2 nie przewiduje żadnego formalnego wzoru uzasadnienia biznesowego, dlatego też będzie ono wyglądało inaczej w każdej firmie. Niemniej jednak ogólna wytyczna mówi, że powinien on odpowiadać na następujące pytania:

  • Dlaczego musimy zrealizować ten projekt?
  • Jakie są korzyści biznesowe?
  • Jakie są ryzyka?
  • Jakie są potencjalne koszty?
  • Jak długo potrwa realizacja tego projektu?

Pobierz szablon uzasadnienia biznesowego

Kto sporządza uzasadnienia biznesowe?

Często sporządzeniem dokładnego uzasadnienia biznesowego zajmuje się zespół ds. zarządzania programem, jednak w wielu organizacjach zadanie to spoczywa na kierownikach projektu lub analitykach biznesowych. Zespół nadzoru projektu może także pomóc w opracowaniu uzasadnienia biznesowego. Może on wyjaśniać takie problemy, jak różnica pomiędzy przewidywanym przepływem gotówki, rachunkiem zysków i strat oraz bilansem księgowym.

Kiedy należy zrewidować uzasadnienie biznesowe?

Ponieważ głównym zadaniem tego dokumentu jest odpowiedzenie na pytanie „czy inwestycja w ten projekt nadal się opłaca?”, uzasadnienie biznesowe nie jest statycznym dokumentem. Po tym, jak zostanie ono użyte by pozyskać środki na dany projekt, powinno być ono aktywnie modyfikowane i aktualizowane o najnowsze informacje odnośnie kosztów, ryzyka i korzyści.

Poniższa tabela wskazuje, kiedy należy dokonywać aktualizacji:

Komitet sterujący Kierownik projektu
Początkowe etapy
Pod koniec procesu przygotowania projektu, w celu zatwierdzenia go na podstawie rozsądnych argumentów, oraz ponownie pod koniec procesu inicjowania projektu, w celu jego autoryzacji.
 
Dokonywanie poprawek
Po dostarczeniu planu nadzwyczajnego w celu autoryzacji zmienionych etapów i kontynuacji projektu
Dokonywanie poprawek
W połączeniu z oceną wpływu nowych i skorygowanych zagadnień oraz ryzyka
Pod koniec każdego etapu
Aby autoryzować następny etap i kontynuację projektu
Pod koniec każdego etapu
Sprawdzenie, czy któreś koszty, harmonogramy, ryzyka lub korzyści nie wymagają aktualizacji
  Etap końcowy
Ocena wyników projektu w porównaniu z jego wymogami oraz prawdopodobieństwa, że rezultaty projektu przyniosą spodziewane korzyści.

Na koniec projektu uzasadnienie biznesowe jest rewidowane w ramach przeglądu korzyści wynikających z projektu. Jest to zazwyczaj wykonywane przez zarząd korporacyjny lub programowy, który określa, czy dany projekt zakończył się sukcesem i przyniósł oczekiwane korzyści.

Zarys uzasadnienia biznesowego a szczegółowe uzasadnienie biznesowe

Zarys uzasadnienia biznesowego jest częścią procesu przygotowania projektu. Kierownik projektu opracowuje zarys uzasadnienia biznesowego na podstawie dokumentu „Zlecenie podstawowych założeń projektu”, a następnie przekazuje go komitetowi sterującemu do zatwierdzenia. Na tak wczesnym etapie projektu wszystkie koszty i harmonogramy są przybliżone.

Gdy projekt zostaje zatwierdzony, zarys uzasadnienia biznesowego zostaje dopracowany podczas etapu inicjowania projektu. Szczegółowe uzasadnienie biznesowe powstaje w oparciu o plan projektu, rejestr ryzyka oraz oczywiście zarys uzasadnienia biznesowego. Po szczegółowym wyliczeniu kosztów i określeniu harmonogramów może się okazać, że projekt jest bardziej lub mniej opłacalny. Na tym etapie może być konieczne ponowne zaplanowanie projektu.

Pobierz przykładowe uzasadnienie biznesowe i dokumentację inicjowania projektu