PRINCE2® Project Management: rollen en verantwoordelijkheden. Wie doet wat binnen een PRINCE2-project?

PRINCE2® Project Management legt een duidelijke teamstructuur vast op drie niveaus: de stuurgroep geeft richting aan het project, de projectmanager managet het en de teammanagers voeren samen met de andere leden van het projectteam het werk uit.

Projectborging en projectondersteuning zorgen voor extra toezicht en administratieve hulp. Elke rol heeft vastgelegde verantwoordelijkheden zodat het hele project door duidelijk is wie waarop aanspreekbaar is.

Wat zijn de rollen en verantwoordelijkheden binnen PRINCE2 Project Management?

Het PRINCE2-projectmanagementteam is verdeeld over drie niveaus: sturen, managen en uitvoeren. Elk niveau heeft een eigen doel zodat beslissingen zonder onnodige vertraging bij de juiste mensen terechtkomen.

Binnen elk PRINCE2-project spelen bovendien drie belangen een rol. Het zakelijk belang zorgt ervoor dat het project de investering waard blijft. Het gebruikersbelang richt zich op de mensen die straks baat hebben bij de opgeleverde producten. Het leveranciersbelang vertegenwoordigt de partijen die de specialistische kennis of resources leveren die nodig zijn om deze producten te realiseren.

Deze duidelijke scheiding van verantwoordelijkheden sluit aan bij een van de kernprincipes van PRINCE2 Project Management: gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden. Alle betrokkenen weten waarop ze aanspreekbaar zijn, wie de beslissingen neemt en wanneer ze issues moeten escaleren.

De stuurgroep

De stuurgroep vormt het sturende niveau binnen PRINCE2 Project Management en is eindverantwoordelijk voor het succes van het project. De stuurgroep houdt zich niet bezig met de dagelijkse uitvoering, maar geeft strategische richting en neemt waar nodig cruciale beslissingen.

PRINCE2 Project Management werkt volgens het principe ‘management by exception’ (sturen op uitzonderingen). De stuurgroep spreekt toleranties af voor onder andere tijd, kosten en scope. Binnen die afgesproken grenzen kan de projectmanager het project leiden. De stuurgroep wordt pas betrokken als prognoses laten zien dat die toleranties mogelijk worden overschreden.

Opdrachtgever

De opdrachtgever vertegenwoordigt het zakelijk belang en is eindverantwoordelijk voor het project. Deze persoon is eigenaar van de business case en bevestigt dat het project gedurende de hele levenscyclus waarde blijft opleveren.

Seniorgebruiker

De seniorgebruiker vertegenwoordigt de mensen die de opgeleverde producten gaan gebruiken. Deze rol helpt de eisen vast te stellen en bevestigt dat de afgeronde resultaten aansluiten op wat gebruikers nodig hebben. Zo draagt de seniorgebruiker bij aan de verwachte baten van het project.

Seniorleverancier

De seniorleverancier vertegenwoordigt de partijen die verantwoordelijk zijn voor het maken van de deliverables. Deze rol brengt specialistische expertise in en bevestigt tegelijk dat de voorgestelde oplossing realiseerbaar is met de beschikbare resources.

De rol van de PRINCE2-projectmanager

Binnen een PRINCE2-omgeving is de projectmanager namens de stuurgroep verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het project. De projectmanager houdt toezicht op de uitvoering en zorgt ervoor dat het werk binnen de afgesproken toleranties verloopt.

Tot de verantwoordelijkheden horen het opstellen van de benodigde plannen, het toezicht houden op elke managementfase en het reageren op risico’s of issues die de uitvoering raken.

Daarnaast houdt de projectmanager de stuurgroep op de hoogte via regelmatige rapportages. Als prognoses laten zien dat de afgesproken toleranties waarschijnlijk worden overschreden, escaleert de projectmanager de situatie zodat de stuurgroep kan beslissen hoe het verdergaat.

Teammanager en teamrollen

Op het uitvoerende niveau neemt de teammanager werkpakketten aan van de projectmanager en ziet toe op de afronding ervan. De teammanager coördineert de mensen die het werk uitvoeren en houdt de projectmanager intussen op de hoogte van de voortgang.

Bij kleinere projecten kan de projectmanager ook de rol van teammanager vervullen. Het combineren van deze verantwoordelijkheden kan passend zijn als de omvang van het project dat toelaat, zolang duidelijk blijft wie waarop aanspreekbaar is.

Ondersteunende rollen: projectborging en projectondersteuning

Projectborging geeft de stuurgroep een onafhankelijk beeld van de voortgang van het project. Deze rol controleert namens de stuurgroep het uitgevoerde werk en kan daarom niet aan de projectmanager worden gedelegeerd.

Projectondersteuning biedt praktische hulp tijdens het hele project. Daarbij kun je denken aan configuratiemanagement en het bijhouden van de projectdocumentatie. Hierdoor kan de projectmanager zich richten op de uitvoering.

Hoe de rollen samenwerken

Telkens als er een belangrijke beslissing nodig is, komen de verschillende rollen samen. Stel dat een projectteam ontdekt dat het afronden van een cruciaal product langer gaat duren dan verwacht.

De teammanager meldt het issue bij de projectmanager, die de impact ervan beoordeelt aan de hand van de afgesproken toleranties. Als die waarschijnlijk worden overschreden, stelt de projectmanager een afwijkingsrapport op voor de stuurgroep. De stuurgroep beslist of het project volgens plan moet doorgaan of dat er wijzigingen nodig zijn.

Sommige verantwoordelijkheden worden vaak door elkaar gehaald, vooral die van de opdrachtgever (project executive) en de projectsponsor of projecteigenaar. Wil je die verschillen verder uitdiepen, lees dan onze gids over project owner vs project sponsor.

Veelgestelde vragen

Kan één persoon twee rollen vervullen binnen PRINCE2 Project Management?

Ja. Bij kleinere projecten worden rollen vaak gecombineerd om aan te sluiten bij de beschikbare resources. Zo kan een projectmanager ook de rol van teammanager vervullen. Bij elke combinatie moet duidelijk blijven wie waarop aanspreekbaar is en mogen er geen belangenconflicten ontstaan.

Wie stelt de business case op binnen PRINCE2 Project Management?

De opdrachtgever is eigenaar van de business case en blijft daarvoor gedurende het hele project eindverantwoordelijk. De projectmanager kan informatie aanleveren of updates coördineren, maar het uiteindelijke eigenaarschap blijft bij de opdrachtgever.

Wat doet de stuurgroep?

De stuurgroep geeft richting aan het project en neemt strategische beslissingen. Ze keurt elke belangrijke fase goed en beoordeelt vervolgens tijdens het project de voortgang. Als prognoses laten zien dat de afgesproken toleranties waarschijnlijk worden overschreden, beslist de stuurgroep wat er daarna gebeurt.

Is projectborging onafhankelijk van de projectmanager?

Ja. Projectborging zorgt namens de stuurgroep voor een onafhankelijke controle. Door deze verantwoordelijkheden gescheiden te houden, blijft het toezicht gedurende het hele project objectief.

Als je de rollen en verantwoordelijkheden binnen PRINCE2 Project Management begrijpt, kun je vanaf het begin makkelijker effectieve governance inrichten. Wil je de methode vol vertrouwen toepassen, ontdek dan onze cursus PRINCE2 Project Management Foundation en Practitioner.

Ontdek meer over het PRINCE2-aanbod