Facebook Pixel

Een project plannen

"Een doel zonder plan is slechts een wens." - Antoine de Saint-Exupery

Plannen is een heel natuurlijk proces. We maken dagelijks heel veel kleine plannen (bijv. wat we vanavond op TV gaan kijken, wat we in het weekend zullen gaan doen, wat we vanavond eten, waar we naartoe gaan op vakantie). Dit proces is zo natuurlijk dat we het waarschijnlijk helemaal niet als plannen beschouwen, gewoon als een onderdeel van ons dagelijks leven. Het is echter een feit dat we allemaal de hele tijd plannen en (over het algemeen) er best goed in zijn.

Wat komt erbij kijken?

Probeer altijd projecten te plannen zoals u op 'natuurlijke wijze' zou plannen. Gebruik het volgende als richtlijn:

- Begin met wat u wilt bereiken met het project (d.w.z. uw doelstelling) en splits dit uit in de dingen die u nodig hebt om dit te bereiken. Als u bijvoorbeeld een 'geweldige vakantie' wilt hebben volgend jaar (en een goede vroegboekdeal wilt), wilt u misschien nu beginnen met het project 'volgende vakantie'. U weet dat als u een 'geweldige vakantie' wilt, u een 'boeking' moet doen,een plekje voor de kat in het 'kattenpension' moet reserveren en zorgen dat er iemand een oogje in het zeil houdt bij 'oma'. Op enig moment moet u de 'rekening' betalen, 'inpakken' en uzelf naar het vliegveld 'vervoeren'. Zes dingen ('producten' genoemd) die u moet doen om uw doelstelling te bereiken.

- Begin aan het einde van uw project en werk terug om de timing van de 'producten' uit te zoeken. In het voorbeeld hebt u misschien een goed idee van waar u heen zou willen gaan, dus u kunt dat gebruiken als het eindpunt. Met 'inpakken' begint u waarschijnlijk een paar dagen voor vertrek. 'Vervoer' wilt u misschien ook een paar dagen van tevoren bekijken, vooral als u vroeg weg moet of ergens wilt overnachten voor uw vlucht. Naar de zorg voor 'oma' wilt u misschien een paar weken eerder kijken, en rond dezelfde tijd maakt u ook de reservering voor de kat in het 'kattenpension'. Het betalen van de 'rekening' hangt af van wat er is afgesproken met de reisorganisatie, waarmee de 'boeking' de eerste zorg wordt (als u het voordeel van vroegboekkortingen wilt).

- Evalueer uw tijdsplanning en zorg ervoor dat u de juiste volgorde van 'producten' hebt. Het kan heel voor de hand liggend zijn (zoals in dit geval - u zou bijvoorbeeld niet plannen om in te pakken nadat u op het vliegveld bent aangekomen) of minder duidelijk zijn. Neem de tijd om ervoor te zorgen dat iets dat u volgende week wilt doen niet afhangt van iets dat niet eerder dan volgende maand wordt gestart.

- Het enige andere dat u kunt overwegen in deze fase is een ruwe inschatting van de kosten. Onthoud dat dit mogelijk op dit punt alleen een schatting is.

- U hebt nu een overkoepelend plan (alles wat u (denkt dat u) moet doen; op de datums die u (denkt dat u) deze moet doen.). Beslis nu wat er nu of in de komende paar weken moet gebeuren en noem dit uw eerste 'fase'. Deel waar nodig de rest van het project ook in in fases en markeer deze in uw plan. Richt u nu weer op de eerste fase en wat er moet gebeuren (in ons voorbeeld is er maar één 'product'; de 'boeking' zelf). Voor elk 'product' in uw eerste fase moet u enkele specifieke vragen beantwoorden:

  • Wat moet er gebeuren? Bijv. brochures halen? Online gaan kijken? Een bezoekje aan het reisbureau? De rest van het gezin raadplegen? De vakantie kiezen?
  • Wat is uw budget? Bijv. hoeveel kunt u betalen aan de touroperator?
  • Wie doet het werk? Bijv. wie gaat er naar het reisbureau? Wie vraagt aan de rest van het gezin of zij tevreden zijn met de bestemming?
  • Zijn zij beschikbaar om het werk te doen? Bijv. hebben zij tijd? Als dit een zakelijk project zou zijn, hebt u hun betrokkenheid in uw project met hun lijnmanager besproken?
  • Hoe kunt u weten of dit goed gebeurd is? Bijv. krijgt u een boekingsbevestiging van de reisorganisatie? Is dit schriftelijk of per e-mail? Wie controleert of het klopt? Waar bewaart u het veilig?

Bij het beantwoorden van deze vragen hebt u een mini- of 'fasen'-plan gemaakt om de eerste 'producten' te voltooien.

Tenzij u zelf degene bent die het werk uitvoert, moet u zich niet bemoeien met de stapsgewijze taken in de uitvoering van het werk. Spreek bovenstaande af met degene die verantwoordelijk is voor elk 'product' en spreek af over hoe u contact houdt. D.w.z. hoe en wanneer zij u op de hoogte houden van de voortgang en hoe zij contact opnemen wanneer dingen mis gaan.

Tenslotte, wanneer u uw plan hebt afgerond, laat iedereen er goed naar kijken en proberen te bedenken wat er mis zou kunnen gaan. Dit lijkt misschien heel pessimistisch, maar het kan u later echt tijd en moeite besparen. Bekijk voor alles dat mis zou kunnen gaan of er iets is dat u redelijkerwijs zou kunnen doen om de kans dat het gebeurt te verkleinen. Bedenk ook wat u zou doen als het mis gaat. Bewaar al deze 'risico's' van een project in een projectlogboek (zie hieronder) en verwijs er regelmatig naar terug.

Wie doet wat?

Als de projectmanager bent u verantwoordelijk voor de projectplannen. Dit betekent niet dat u deze in uw eentje moet schrijven, verre van. Raadpleeg anderen zo breed mogelijk, probeer workshops te houden om anderen inbreng te geven in uw plan.

Wanneer gebeurt het?

Plannen moet voortdurend gebeuren tijdens het project. Er gebeuren tijdens het project veel dingen die u dwingen om beheerste veranderingen in uw plannen aan te brengen. Geen plan kan (of zou moeten kunnen) overleven in zijn oorspronkelijke vorm van het begin van het project tot het einde.

Hints, tips en valkuilen

  • Onthoud dat, wanneer u een planningstool zoals Microsoft Project moet gebruiken, dit u dwingt om op een ‘onnatuurlijke’ manier te plannen. D.w.z. het toevoegen van elke individuele taak van het begin van het project tot het einde. Probeer als u een dergelijke tool gebruikt altijd om eerst te plannen en daarna (als het moet) de gegevens achteraf in de ‘tool’ te laden.
  • Plan de volgende fase voordat u de huidige fase afrondt. Voorzie, wanneer u het einde van de huidige fase bereikt, uw bestuursorgaan van een compleet overzicht van wat u tot dan toe hebt gedaan en wat u wilt gaan doen in de volgende fase.

Belangrijkste documenten

De projectinitiatiedocumentatie (PID):

De PID is de plek voor alle informatie over definitie met betrekking tot uw project. Bijv. uw doelstellingen, de business case, communicatie en kwaliteitsplannen etc.

Het projectplan:

Het projectplan omvat uw plan op hoofdlijnen en het huidige faseplan. Het kan vele vormen aannemen en u moet ervoor zorgen dat u iets gebruikt dat geschikt is voor het project dat u managet. NB: Projectplannen zijn vaak te vinden in de PID en niet als afzonderlijk document.

  • Productomschrijvingen: De makkelijkste manier om met ‘producten’ in te stemmen, is door productomschrijvingen te gebruiken - deze passen meestal op één vel papier en bevatten bondig alle informatie die u, en de persoon die verantwoordelijk is voor het ‘product’, nodig hebben om het product succesvol op te leveren
  • Werkpakketten: Indien nodig stemt een werkpakket in met een werkrelatie tussen u en de persoon die verantwoordelijk is voor één van of alle ‘producten’ van uw project
  • Het projectlogboek: Het projectlogboek bevat details van alle projectrisico’s en andere informatie en is naast de PID en het plan vaak het meest bruikbare document

Een PRINCE2-cursus voor projectmanagement nodig?

Bekijk de PRINCE2-trainingsopties bij ILX Group..