Facebook Pixel

PRINCE2 business case

Wat is een business case?

Een PRINCE2 business case is een component van de projectinitiatiedocumentatie (PID) en is het fundament van elk PRINCE2-project. Het is de belangrijkste drijfveer van alle projecten die ondernomen worden met behulp van de PRINCE2-methode. Tijdens een project is een PRINCE2 business case een belangrijk controledocument waar regelmatig naar verwezen wordt om te verzekeren en te bevestigen dat een project haalbaar blijft.

PRINCE2 business cases bevatten verantwoording voor een project, zoals prijs-kwaliteitverhouding voor wat gedaan moet worden en waarom het nu gedaan moet worden. Het belangrijkste doel van de business case is de haalbaarheid van het project te toetsen.

Het maken van een business case

Het format van een PRINCE2 business case wordt niet voorgeschreven in de PRINCE2-methode en verschilt daarom van bedrijf tot bedrijf. De volgende vragen echter moeten worden overwogen als richtlijn:

  • Waarom moeten we dit project ondernemen?
  • Wat zijn de zakelijke baten?
  • Wat zijn de risico's?
  • Wat zijn de potentiële kosten?
  • Hoe lang duurt het project?

Download een sjabloon voor een business case

Wie schrijft de business case?

De gedetailleerde business case wordt vaak ontwikkeld door het programmamanagement, maar veel organisaties delegeren dit werk aan de projectmanager of een bedrijfsanalist. Projectborging kan ook helpen bij de ontwikkeling van de business case. Zij kunnen zaken ophelderen zoals het verschil tussen een voorspelling van cashflow, een winst-en-verliesrekening en een balans.

Wanneer moet de business case herzien worden?

Omdat het bedoeld is als antwoord op de vraag "is dit project de investering nog steeds waard", is de business case niet statisch. Nadat het gebruikt wordt om fondsen voor het project te werven, moet het actief onderhouden worden tijdens het project en steeds worden bijgewerkt met de actuele informatie over kosten, risico's en baten.

Wanneer het geëvalueerd moet worden:

Stuurgroep Projectmanager
Beginfasen
Aan het einde van het opstarten van een project om initiatie van een project te autoriseren op basis van een redelijke rechtvaardiging en nogmaals tegen het einde van het proces van het initiëren van een project om het project te autoriseren
 
Tijdens herzieningen
Voorzien van een afwijkingsplan om herziene fasen en voortzetting van het project te autoriseren
Tijdens herzieningen
Samen met een impactbeoordeling van nieuwe of herziene issues of risico’s
Aan het einde van elke fase
Aan het einde van elke fase
Autoriseer de volgende fase en vervolg van het project
Aan het einde van elke fase
Bepaal of er kosten, tijdsschema's, risico's of baten bijgewerkt moeten worden
  Laatste fase
Beoordeel of de projectresultaten ten opzichte van de vereisten en de waarschijnlijkheid dat de uitkomsten de verwachtte baten opleveren

De business case wordt aan het einde van het project geëvalueerd als onderdeel van de evaluatie van de baten. Dit gebeurt meestal door het bedrijfs- of programmamanagement, die het succes van de projectresultaten bepalen naar mate hun baten zijn gerealiseerd.

Business case in hoofdlijnen vs. gedetailleerde business case

De business case in hoofdlijnen is onderdeel van het opstartproces van een project. De projectmanager leidt uit de business case in hoofdlijnen het projectmandaat af en dient dit ter goedkeuring in bij de stuurgroep. In dit vroege stadium worden de kosten en het tijdsbestek geschat.

Wanneer het project is goedgekeurd, wordt de business case in hoofdlijnen verfijnd tijdens de initiatiefase van een project. Deze gedetailleerde business case gebruikt het projectplan en het risicoregister naast de business case in hoofdlijnen. Met meer gedetailleerde kosten en tijdsschema's kan het project meer of minder haalbaar zijn. Het project moet daarom op dit punt misschien opnieuw gepland worden.

Download een voorbeeld van een business case en Project Initiation Document